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ARBEITSRECHT AKTUELL // 19/170

Ent­fer­nung ei­ner Ab­mah­nung aus der Per­so­nal­ak­te we­gen Da­ten­schut­zes nach der DS-GVO

Ar­beit­neh­mer kön­nen nach Be­en­di­gung des Ar­beits­ver­hält­nis­ses ge­mäß Art.17 Abs.1 DS-GVO die Lö­schung von Ab­mah­nun­gen aus der Per­so­nal­ak­te ver­lan­gen: Lan­des­ar­beits­ge­richt Sach­sen-An­halt, Ur­teil vom 23.11.2018, 5 Sa 7/17
Akten

19.07.2019. In der Ver­gan­gen­heit en­de­te der An­spruch des Ar­beit­neh­mers auf Ent­fer­nung ei­ner un­be­rech­tig­ten Ab­mah­nung aus der Per­so­nal­ak­te zeit­lich mit dem Aus­tritt aus dem Ar­beits­ver­hält­nis.

Denn tren­nen sich die We­ge von Ar­beit­ge­ber und Ar­beit­neh­mer, ge­hen kei­ne be­ruf­li­chen Nach­tei­le mehr von ei­ner Ab­mah­nung aus, die ir­gend­wo in der Per­so­nal­ak­te sei­nes Ex-Ar­beit­ge­bers "ver­gra­ben" ist.

Das hat sich in­fol­ge des neu­en Ar­beit­neh­mer-Da­ten­schutz­rechts nach der Da­ten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DS-GVO) ge­än­dert, wie ein ak­tu­el­les Ur­teil des Lan­des­ar­beits­ge­richts (LAG) Sach­sen-An­halt zeigt: LAG Sach­sen-An­halt, Ur­teil vom 23.11.2018, 5 Sa 7/17.

Wor­aus folgt der An­spruch auf Ent­fer­nung ei­ner Ab­mah­nung aus der Per­so­nal­ak­te und wie lan­ge kann er gel­tend ge­macht wer­den?

Nach der Recht­spre­chung des Bun­des­ar­beits­ge­richts (BAG) können Ar­beit­neh­mer die Ent­fer­nung ei­ner Ab­mah­nung aus der Per­so­nal­ak­te ver­lan­gen, wenn sie zu Un­recht aus­ge­spro­chen wur­de und/oder durch Zeit­ab­lauf (voll­kom­men) un­er­heb­lich ge­wor­den ist. Denn ei­ne sol­che un­rich­ti­ge oder unnöti­ge Feh­ler-Do­ku­men­ta­ti­on durch den Ar­beit­ge­ber ver­letzt das Persönlich­keits­recht des Ar­beit­neh­mers und ist da­her rechts­wid­rig.

Recht­li­che Grund­la­ge ("An­spruchs­grund­la­ge") für den An­spruch auf Ent­fer­nung der Ab­mah­nung ist ei­ne ent­spre­chen­de An­wen­dung von § 1004 Abs.1 Satz 1 Bürger­li­ches Ge­setz­buch (BGB), der den An­spruch auf Be­sei­ti­gung von "Störun­gen" des Ei­gen­tums re­gelt, und zu­dem § 242 BGB ("Treu-und-Glau­ben"), so das BAG (BAG, Ur­teil vom 19.7.2012, 2 AZR 782/11, zu I.1. der Gründe).

Im Ein­zel­nen be­steht ein Ent­fer­nungs­an­spruch gemäß § 1004 Abs.1 Satz 1 BGB in Verb. mit § 242 BGB laut BAG (Ur­teil vom 19.7.2012, 2 AZR 782/11, zu I.1. der Gründe), wenn die Ab­mah­nung

  • in­halt­lich (zu) un­be­stimmt ist (denn dann weiß der ab­ge­mahn­te Ar­beit­neh­mer nicht, was er künf­tig an­ders ma­chen soll), und/oder
  • un­rich­ti­ge Tat­sa­chen­be­haup­tun­gen enthält, und/oder
  • auf ei­ner un­zu­tref­fen­den recht­li­chen Be­wer­tung des ab­ge­mahn­ten Ver­hal­tens des Ar­beit­neh­mers be­ruht, und/oder
  • ei­ne Lap­pa­lie be­trifft und da­her un­verhält­nismäßig ist, und/oder
  • ursprüng­lich zwar zu­recht aus­ge­spro­chen wur­de, aber auf­grund der mitt­ler­wei­le ver­stri­che­nen Zeit voll­kom­men be­deu­tungs­los ge­wor­den ist.

Was den Zeit­ab­lauf nach Aus­spruch ei­ner ursprüng­lich be­rech­tig­ten Ab­mah­nung an­geht, muss man zwei Din­ge aus­ein­an­der­hal­ten:

  • Die Ab­mah­nung ver­liert ih­re kündi­gungs­schutz­recht­li­che Be­deu­tung als mil­de­res Mit­tel ge­genüber ei­ner ver­hal­tens­be­ding­ten Kündi­gung be­reits nach et­wa zwei bis drei Jah­ren, wenn sich der Ar­beit­neh­mer während die­ser Zeit kor­rekt ver­hal­ten hat. Kommt es dann er­neut zu ei­nem Pflicht­ver­s­toß von der Art, wie er (vor z.B. drei Jah­ren) ab­ge­mahnt wur­de, muss der Ar­beit­ge­ber er­neut ab­mah­nen, an­statt "vor­schnell" bzw. un­verhält­nismäßig zu kündi­gen.
  • Die Ab­mah­nung ver­liert da­ge­gen ih­re Be­deu­tung als Nach­weis ei­ner Störung des Ar­beits­verhält­nis­ses erst nach viel länge­rer Zeit, ggf. erst nach z.B. 20 Jah­ren, denn auch nach ei­ner so lan­gen Zeit kann es vor­kom­men, dass der Ar­beit­ge­ber ei­ne außer­or­dent­li­che und frist­lo­se Kündi­gung we­gen ei­nes er­heb­li­chen Pflicht­ver­s­toßes im Ver­trau­ens­be­reich aus­spricht, z.B. we­gen ei­nes Vermögens­de­likts. Wenn ein sol­cher Pflicht­ver­s­toß im sog. Ba­ga­tell­be­reich be­gan­gen wur­de, kann ei­ne Kündi­gung trotz der vom Ar­beit­neh­mer be­gan­ge­nen Straf­tat un­verhält­nismäßig sein, wenn das Ar­beits­verhält­nis bis­her oh­ne Be­an­stan­dun­gen ver­lau­fen ist (BAG, Ur­teil vom 10.06.2010, 2 AZR 541/09 - "Em­me­ly"). Dar­aus folgt, dass Ar­beit­ge­ber be­rech­tigt sind, Ab­mah­nun­gen sehr viel länger als nur zwei oder drei Jah­re auf­zu­be­wah­ren, um in ei­nem sol­chen Fall nach­wei­sen zu können, dass das Ar­beits­verhält­nis nicht völlig "be­an­stan­dungs­frei" ver­lau­fen ist (BAG, Ur­teil vom 19.7.2012, 2 AZR 782/11, wir be­rich­te­ten in: Ar­beits­recht ak­tu­ell: 13/020 Ent­fer­nung ei­ner Ab­mah­nung aus der Per­so­nal­ak­te).

Aus der o.g. ju­ris­ti­schen Her­lei­tung des An­spruchs auf Ent­fer­nung der Ab­mah­nung (Schutz des Persönlich­keits­rechts, Ge­fahr der Be­ein­träch­ti­gung des be­ruf­li­chen Fort­kom­mens) folgt ei­ne zeit­li­che Be­gren­zung des An­spruchs aus § 1004 Abs.1 Satz 1 BGB in Verb. mit § 242 BGB: Ist das Ar­beits­verhält­nis be­en­det, kann es dem Ar­beit­neh­mer ar­beits­recht­lich nicht mehr scha­den, wenn ei­ne un­rich­ti­ge und/oder durch Zeit­ab­lauf (voll­kom­men) be­deu­tungs­los ge­wor­de­ne Ab­mah­nung wei­ter in der Per­so­nal­ak­te des Ex-Ar­beit­ge­bers "schlum­mert".

Die­se zeit­li­che Be­gren­zung gilt al­ler­dings nicht, wenn der An­spruch auf Ent­fer­nung der Ab­mah­nung aus dem Ar­beit­neh­mer-Da­ten­schutz­recht her­ge­lei­tet wird.

Der Streit­fall: Markt­lei­ter ei­nes Ein­zel­han­dels­un­ter­neh­mens klagt auf Rei­se­kos­ten­er­stat­tung und Ent­fer­nung ei­ner Ab­mah­nung

Im Streit­fall war ein Markt­lei­ter nach gut vierjähri­ger Tätig­keit für ein Ein­zel­han­dels­un­ter­neh­men or­dent­lich gekündigt wur­den und hat­te da­ge­gen mit Er­folg Kündi­gungs­schutz­kla­ge er­ho­ben. Außer­dem konn­te er sei­ne Wei­ter­beschäfti­gung er­strei­ten und er­rei­chen, dass das Ar­beits­ge­richt den Ar­beit­ge­ber zur Zeug­nis­er­tei­lung und zur Ent­fer­nung ei­ner Ab­mah­nung aus dem Jah­re 2015 ver­ur­teil­te. Da­ge­gen hat­te er mit der gleich­falls er­ho­be­nen Kla­ge auf Er­stat­tung von Rei­se­kos­ten kei­nen Er­folg (Ar­beits­ge­richt Mag­de­burg, Ur­teil vom 29.11.2016, 9 Ca 1235/16).

Im wei­te­ren Ver­lauf des Be­ru­fungs­ver­fah­rens vor dem LAG Sach­sen-An­halt sprach der Markt­lei­ter ei­ne Ei­genkündi­gung zum 30.06.2017 aus. Da­her ging es vor dem LAG nur noch um die Rei­se­kos­ten, die der Ar­beit­neh­mer ha­ben woll­te, so­wie um die Pflicht zur Ent­fer­nung der Ab­mah­nung, ge­gen die sich der Ar­beit­ge­ber wehr­te.

LAG Sach­sen-An­halt: Ar­beit­neh­mer können nach Be­en­di­gung des Ar­beits­verhält­nis­ses gemäß Art.17 Abs.1 DS-GVO die Ent­fer­nung von Ab­mah­nun­gen aus der Per­so­nal­ak­te ver­lan­gen

Vor dem LAG zo­gen bei­de Par­tei­en den Kürze­ren, d.h. das LAG wies bei­de Be­ru­fun­gen zurück. Rei­se­kos­ten­er­stat­tung gab es da­her nicht, und der Ar­beit­ge­ber muss­te es ak­zep­tie­ren, dass er zur Ent­fer­nung der Ab­mah­nung ver­ur­teilt wur­de.

Den An­spruch auf Ent­fer­nung der Ab­mah­nung aus dem Jahr 2015 stützt das LAG da­bei auf Art.17 Abs.1 Buch­sta­be a) DS-GVO. Die­se Vor­schrift lau­tet:

"Die be­trof­fe­ne Per­son hat das Recht, von dem Ver­ant­wort­li­chen zu ver­lan­gen, dass sie be­tref­fen­de per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten un­verzüglich gelöscht wer­den, und der Ver­ant­wort­li­che ist ver­pflich­tet, per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten un­verzüglich zu löschen, so­fern ei­ner der fol­gen­den Gründe zu­trifft:

a) Die per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten sind für die Zwe­cke, für die sie er­ho­ben oder auf sons­ti­ge Wei­se ver­ar­bei­tet wur­den, nicht mehr not­wen­dig."

Da­zu heißt es in dem Ur­teil (Rn.67):

"Die per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten sind für die Zwe­cke, für die sie er­ho­ben oder auf sons­ti­ge Wei­se ver­ar­bei­tet wur­den, nicht mehr not­wen­dig. Es ist nicht er­sicht­lich, in­wie­fern die Be­klag­te noch ein In­ter­es­se an ei­nem Bei­be­halt des Ab­mah­nungs­schrei­bens in der Per­so­nal­ak­te des Klägers hat. (...) Nach Be­en­di­gung des Ar­beits­verhält­nis­ses ist die Warn­funk­ti­on ent­fal­len. Hin­sicht­lich der Rüge- und Do­ku­men­ta­ti­ons­funk­ti­on könn­te sich noch ein In­ter­es­se am Er­halt der Ab­mah­nung für den Ar­beit­ge­ber er­ge­ben, so­weit dies zur Ab­wehr von et­wai­gen Ansprüchen des Ar­beit­neh­mers oder zur Be­gründung ei­ge­ner Ansprüche ge­gen den Ar­beit­neh­mer er­for­der­lich er­scheint. Im vor­lie­gen­den Fall sind sol­che Gründe of­fen­sicht­lich nicht ge­ge­ben."

Fa­zit: Das Ur­teil des LAG Sach­sen-An­halt dreht den Spieß beim The­ma Ab­mah­nungs­ent­fer­nung nach Be­en­di­gung des Ar­beits­verhält­nis­ses um:

Muss­te sich der Ar­beit­neh­mer auf der Grund­la­ge der bis­he­ri­gen An­spruchs­be­gründung (§ 1004 Abs.1 Satz 1 BGB, § 242 BGB) vor­hal­ten las­sen, dass ihm die in der Per­so­nal­ak­te sei­nes Ex-Ar­beit­ge­bers be­find­li­che Ab­mah­nung nach der be­ruf­li­chen Tren­nung doch nicht mehr scha­den könne, muss jetzt um­ge­kehrt der Ar­beit­ge­ber nach­wei­sen, wel­chen Nut­zen die wei­te­re Ab­mah­nungs-Do­ku­men­ta­ti­on nach dem Aus­schei­den des Ar­beit­neh­mers noch ha­ben könn­te.

Da es ei­nen sol­chen Nut­zen meist nicht ge­ben wird, sind Ab­mah­nun­gen nach Be­en­di­gung des Ar­beits­verhält­nis­ses in al­ler Re­gel aus der Per­so­nal­ak­te zu ent­fer­nen, und zwar aus der Pa­pier­ak­te eben­so wie aus der di­gi­ta­len Ak­te. Die­se Pflicht trifft den Ar­beit­ge­ber auch oh­ne ent­spre­chen­de Auf­for­de­rung durch den Ar­beit­neh­mer. Und sie er­streckt sich nicht nur auf et­wai­ge Ab­mah­nun­gen oder Er­mah­nun­gen, son­dern auf al­le Do­ku­men­te, die nicht aus steu­er­li­chen oder sons­ti­gen be­rech­tig­ten Gründen der ord­nungs­gemäßen Lohn­buch­hal­tung wei­ter­hin auf­be­wahrt wer­den müssen (s. da­zu Hand­buch Ar­beits­recht: Da­ten­schutz im Ar­beits­recht).

Die Stamm­da­ten des Ar­beit­neh­mers kann der Ar­beit­ge­ber übri­gens sehr lan­ge bzw. "so gut wie ewig" auf­be­wah­ren, da er an­sons­ten nicht si­cher aus­sch­ließen kann, im Fal­le ei­ner späte­ren Neu-Ein­stel­lung des ent­las­se­nen Ar­beit­neh­mers auf der Grund­la­ge ei­nes sach­grund­los be­fris­te­ten Ver­trags in die "Vor­beschäfti­gungs-Fal­le" zu tap­pen (s. da­zu Ar­beits­recht ak­tu­ell: 18/143 BAG-Recht­spre­chung zum Vor­beschäfti­gungs­ver­bot ge­kippt).

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Letzte Überarbeitung: 28. September 2021

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