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Datenschutz im Arbeitsrecht nach der DS-GVO
25.05.2018. Das Thema Datenschutz ist derzeit in aller Munde. Denn seit dem 25.05.2018 gelten die Vorschriften der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des dementsprechend geänderten "neuen" Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Die neuen Bestimmungen bringen viele Änderungen mit sich. Um mehr Transparenz in Bezug auf das Sammeln personenbezogener Daten zu gewährleisten, sind Unternehmen jeder Art und Größe nunmehr dazu verpflichtet zu dokumentieren und auf Nachfrage offenzulegen, welche Daten sie wie und warum erheben und verarbeiten.
Auch Arbeitnehmer haben seit dem 25.05.2018 neue Rechtsansprüche gegen den Arbeitgeber in Bezug auf ihre Daten, die der Arbeitgeber verarbeitet: Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) vom 27.04.2016, Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vom 30.06.2017.
- Was ist das Ziel der Datenschutz-Reform?
- Für wen gilt das neue Datenschutzrecht?
- Müssen auch Kleinbetriebe die DS-GVO beachten?
- Gibt es in der DS-GVO oder im neuen BDSG spezielle Regelungen zum Arbeitnehmerdatenschutz?
- Dürfen Arbeitgeber personenbezogene Daten ihrer Arbeitnehmer verarbeiten, und wenn ja, welche Daten und warum?
- Welche neuen Ansprüche und Pflichten bringt die Reform des Datenschutzrechts für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
- Welche Konsequenzen können Verstöße gegen das neue Datenschutzrecht haben?
- Fazit
Was ist das Ziel der Datenschutz-Reform?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) soll ein europaweit einheitliches Datenschutzniveau erreichen. Damit soll ein effektiver Schutz personenbezogener Daten unabhängig von der Staatsangehörigkeit und des Aufenthaltsortes des Einzelnen gewährleistet werden.
Gleichzeitig soll die DS-GVO der Entwicklung in der Informationstechnik Rechnung tragen. Immerhin hat der Datentransfer zwischen den Staaten innerhalb und außerhalb Europas seit der letzten Datenschutzrichtlinie aus dem Jahr 1995 (Richtlinie 95/46/EG) erheblich zugenommen. Ein effektiver und europaweit einheitlicher Datenschutz kann daher durch unterschiedliche nationale Datenschutzregelungen kaum mehr erreicht werden.
Für wen gilt das neue Datenschutzrecht?
Im Prinzip unterliegt jeder als "Verantwortlicher" der DS-GVO, der personenbezogene Daten verarbeitet und das nicht ausschließlich zu persönlichen oder familiären Zwecken tut (Art.2 DS-GVO).
Als personenbezogene Daten gelten im Sinne der DS-GVO sämtliche Informationen, die einen konkreten Menschen (die „betroffene Person“) identifizieren oder identifizierbar machen (Art.4 Abs.1 Nr.1 DS-GVO). Verarbeitet werden Daten laut Art. 4 Abs.1 Nr.2 DS-GVO beispielsweise dann, wenn sie erfasst, gespeichert oder verändert werden. Sogar die Löschung von Daten ist Datenverarbeitung.
In Bezug auf den örtlichen Geltungsbereich muss jedes Unternehmen personenbezogene Daten in Konformität mit dem neuen Datenschutzrecht verarbeiten, wenn
- es selbst in der Europäischen Union (EU) oder im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) niedergelassen ist (Art. Abs.1 DS-GVO) oder
- sich die Person, deren Daten verarbeitet werden (betroffene Person), in der EU oder im EWR befindet (Art.3 Abs.2 DS-GVO).
Verwaltet ein in Deutschland ansässiges Unternehmen also Personaldaten von Beschäftigten, die ihrer Arbeit außerhalb der EU nachgehen, muss die Datenverarbeitung in Einklang mit der DSGVO gebracht werden. Gleiches gilt im umgekehrten Fall, wenn ein in Europa tätiger Arbeitgeber die Daten seiner (in Europa arbeitenden) Arbeitnehmer außerhalb der EU verarbeitet.
Müssen auch Kleinbetriebe die DS-GVO beachten?
Im Ergebnis ja, denn die in Art.30 Abs.5 DS-GVO enthaltene Ausnahmeregelung ist so gestrickt, dass sie praktisch nie zur Anwendung gelangt. Diese Vorschrift lautet:
"Die in den Absätzen 1 und 2 genannten Pflichten gelten nicht für Unternehmen oder Einrichtungen, die weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigen, sofern die von ihnen vorgenommene Verarbeitung nicht ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen birgt, die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt oder nicht die Verarbeitung besonderer Datenkategorien gemäß Artikel 9 Absatz 1 bzw. die Verarbeitung von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne des Artikels 10 einschließt."
Der Verweis auf die "in den Absätzen 1 und 2 genannten Pflichten" zeigt, dass diese Ausnahme nur für die Pflicht zum Führen eines Verzeichnisses von Datenverarbeitungstätigkeiten gilt, denn nur diese Pflicht ist in Art.30 Abs.1 und 2 DS-GVO geregelt. Alle anderen Arbeitgeberpflichten und Arbeitnehmerrechte, die sich aus der DS-GVO ergeben, fallen daher von vornherein nicht unter diese Ausnahmeregelung.
Zweitens sind auch kleine und kleinste Arbeitgeber noch nicht einmal von der Pflicht zum Führen eines Verzeichnisses von Datenverarbeitungstätigkeiten befreit, denn die Ausnahmeregelung gilt in folgenden Fällen nicht:
- Die Verarbeitung birgt "ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen": Das ist bei jeder Personalakte der Fall, denn mit ihrer Hilfe dokumentiert der Arbeitgeber Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers. Allein aus diesem Grund muss jeder Arbeitgeber ein Verzeichnis von Datenverarbeitungstätigkeiten anfertigen.
- Die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten erfolgt "nicht nur gelegentlich", d.h. mit einer gewissen Regelmäßigkeit. Das ist bei jedem Arbeitgeber zwangsläufig der Fall, denn er muss jeden Monat eine Lohnabrechnung sowie sozialversicherungsrechtliche Beitragsmeldungen erstellen. Auch aus diesem Grund müssen alle Arbeitgeber, auch wenn sie nur einen oder zwei Arbeitnehmer beschäftigen, ein Verzeichnis von Datenverarbeitungstätigkeiten anfertigen.
- Die Verarbeitung schließt "die Verarbeitung besonderer Datenkategorien gemäß Artikel 9 Absatz 1" ein, d.h. sog. sensibler Daten wie z.B. eine etwaige Religionszugehörigkeit. Auch das ist bei praktisch jeder Personalakte der Fall, weil die Zugehörigkeit zu einer der christlichen Kirchen die Pflicht des Arbeitgebers zum Einbehalt und zur Abführung von Kirchensteuern zur Folge hat. Auch aus diesem (weiteren) Grund kommt praktisch kein Arbeitgeber darum herum, ein Verzeichnis von Datenverarbeitungstätigkeiten zu führen.
Fazit an dieser Stelle: Art.30 Abs.5 DS-GVO sieht zwar eine Ausnahme von der Pflicht zur Verzeichniserstellung zugunsten von Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern vor, doch ist diese "Ausnahme" wertlos bzw. so formuliert, dass sie praktisch nie zur Anwendung kommen kann. Denn die Ausnahme zugunsten von Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern gilt bereits dann nicht, wenn der Arbeitgeber nicht nur „gelegentlich“ personenbezogene Daten seiner Mitarbeiter verarbeitet. Eine solche (= nicht nur gelegentliche bzw. regelmäßige) Datenverarbeitung betreiben aber notgedrungen alle Arbeitgeber, allein schon aufgrund der rechtlichen Pflicht zur monatlichen Lohnabrechnung.
Gibt es in der DS-GVO oder im neuen BDSG spezielle Regelungen zum Arbeitnehmerdatenschutz?
Die Grundsätze, Rechte und Pflichten der DS-VO gelten auch für die Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis.
Allerdings gibt die Verordnung den Mitgliedsstaaten in Art.88 DS-GVO die Möglichkeit, spezifischere Regelungen für die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten zu treffen. Im deutschen Recht wurde dies in § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) umgesetzt.
Dürfen Arbeitgeber personenbezogene Daten ihrer Arbeitnehmer verarbeiten, und wenn ja, welche Daten und warum?
Generell stellt das Datenschutzrecht ein Verbot der Verarbeitung personenbezogener Daten mit Erlaubnisvorbehalt dar. Das heißt: Jede Verarbeitung personenbezogener Daten ist erst einmal verboten (= Regel), es sei denn, man hat einen speziellen Erlaubnis- oder Rechtfertigungsgrund (= Ausnahme). Welche Erlaubnisgründe die Datenverarbeitung rechtfertigen können, ist in Art.6 DS-GVO festgelegt.
Ein sehr allgemeiner Rechtfertigungsgrund für Arbeitgeber, Mitarbeiterdaten zu verarbeiten, folgt aus Art.6 Abs.1 Buchstabe b) DS-GVO. Demnach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
Das gilt auch für Beschäftigungsverhältnisse, da weder der Abschluss eines Arbeitsvertrages noch die Durchführung des Arbeitsverhältnisses ohne die Verarbeitung der Personaldaten möglich wäre.
In § 26 BDSG ist diese Vorschrift in Bezug auf Arbeitsverhältnisse spezifiziert. In Abs.1 Satz 1 heißt es:
„Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.“
Außerdem ist der Arbeitgeber aus sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Gründen zur monatlichen Verarbeitung der Daten verpflichtet, was dem Rechtfertigungsgrund gem. Art.6 Abs.1 Buchstabe c) DS-GVO entspricht. Für sensible Daten wie z.B. eine Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit oder Krankheitsdaten gilt Art.9 Abs.2 Buchstabe b) DS-GVO bzw. § 26 Abs.3 Satz 1 BDSG.
Welche neuen Ansprüche und Pflichten bringt die Reform des Datenschutzrechts für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
In Kapitel III (Art.12 bis 23) der DS-GVO sind konkrete Rechte der "betroffenen" Personen aufgelistet. Darunter fallen u.a. ein "Recht auf Vergessenwerden" (Datenlöschung), ein Recht auf Berichtigung der gespeicherten Daten, ein Recht auf Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht.
Vor allem aber kann der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber gem. Art.15 DS-GVO Auskunft über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten verlangen. Macht Arbeitnehmer von diesem Recht Gebrauch, muss der Arbeitgeber offenlegen,
- zu welchen Zwecken er die Daten des Arbeitnehmers verarbeitet,
- welche Art von Daten verarbeitet werden,
- wer Einsicht in die Daten erhält,
- wie lange die Daten voraussichtlich gespeichert werden,
- welche Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf die Daten hat,
- wie der Arbeitgeber an die Daten gelangt ist, falls sich nicht direkt von Arbeitnehmer mitgeteilt wurden, und
- ob eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) stattfindet.
Einige Einschränkungen des Auskunftsrechts sieht § 34 BDSG vor. So entfällt der Anspruch z.B., wenn die Daten ausschließlich gespeichert werden, weil sie aufgrund gesetzlicher Vorschriften nicht gelöscht werden dürfen. Auch ein unverhältnismäßiger Aufwand für die Auskunftserteilung kann dem Anspruch entgegengehalten werden.
Unabhängig vom Bestehens eines Auskunftsanspruchs beinhaltet Art.13 DS-GVO eine umfangreiche Liste von Pflichtinformationen, die die der Arbeitnehmer schon zum Zeitpunkt der Datenerhebung erhalten muss. Die dort aufgezählten Punkte überschneiden sich teilweise mit jenen des Auskunftsanspruchs.
Zusätzlich muss ein Datenschutzbeauftragter gem. Art. 37 DS-GVO in Verbindung mit § 38 Abs.1 Satz 1 BDSG benannt werden, wenn im Unternehmen regelmäßig mindestens zehn Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind.
Schließlich muss nach Art.30 DS-GVO jeder, der personenbezogene Daten verarbeitet, ein sog. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten anlegen. Das Verzeichnis soll sämtliche Verarbeitungsverfahren mit den jeweils zugehörigen Pflichtangaben aus Art.30 Abs.1 DS-GVO enthalten. Diese Pflicht trifft auch Arbeitgeber aufgrund der regelmäßigen Verarbeitung von Lohn- und Gehaltsdaten, und zwar auch kleine und kleinste Arbeitgeber, da die Ausnahmeregelung des Art.30 Abs.5 DS-GVO im Arbeitsrecht keinen Anwendungsbereich hat (s. oben).
Welche Konsequenzen können Verstöße gegen das neue Datenschutzrecht haben?
Verstoßen "Verantwortliche" gegen die DS-GVO, haben die Aufsichtsbehörden gem. Art.58 DS-GVO eine Reihe von Befugnisse, um darauf zu reagieren. So können Datenverarbeiter beraten oder auch verwarnt werden, wenn die Verarbeitungsvorgänge gegen die Verordnung verstoßen. Sie können auch angewiesen werden, ihre Vorgänge innerhalb einer bestimmten Zeit mit der DSGVO in Einklang zu bringen.
In gravierenden Fällen kann sich die Datenschutzbehörde auch dazu entschließen, zusätzlich oder anstelle der o.g. Maßnahmen Geldbußen zu verhängen. Diese sollen gem. Art.83 DS-GVO „in jedem Einzelfall wirksam, verhältnismäßig und abschreckend“ sein.
Als Obergrenze sieht Art.83 DS-GVO Bußgelder in Höhe von 10 Mio. EUR oder von zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes (Abs.4) vor. Bei bestimmten Verstößen beträgt die Bußgeld-Obergrenze sogar 20 Mio. EUR oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes (Abs.5).
Fazit
Je mächtiger Amazon, Facebook, Google und Co. werden, desto wichtiger wird der Schutz der persönlichen Daten der Kunden bzw. Internetbenutzer. Allein auf der Grundlage der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (ABG) multinationaler Großunternehmen und/oder auf der Grundlage nationaler Rechtsvorschriften könnten normale Verbraucher aber kaum in Erfahrung bringen, welche ihrer Daten wo und wozu verarbeitet und an wen sie weitergegeben werden. Das spricht für eine europaweit einheitlich geltende Datenschutzregelung.
Für die DS-GVO spricht auch, dass nationale Datenschutzregelungen unterschiedlich ausgestaltet sind und dass sich internationale Megafirmen an diese Regeln zudem nicht immer halten. Hier bringt die DS-GVO mit ihrem einheitlichen Regelkatalog für ganz Europa einen Fortschritt. Wenn Unternehmen von Drittstaaten aus ihre Produkte oder Leistungen in der EU anbieten, müssen sie sich künftig an diese Regeln halten oder empfindliche Bußgelder riskieren. Der Missbrauch personenbezogener Daten wird damit weniger attraktiv, zumindest in Europa.
Andererseits enthält die DS-GVO keine Kleinbetriebsklausel, d.h. sie sieht keinerlei Ausnahmen vor. Auch kleine und sogar kleinste (Ein-Mann-)Unternehmen werden in die datenschutzrechtliche Mangel genommen und müssen dieselben (anspruchsvollen) Regeln erfüllen wie die milliardenschweren Profi-Datensammler aus dem Silicon Valley.
Die Erstellung von Datenverarbeitungs-Verzeichnissen und von ausführlichen Kunden- und Mitarbeiterinformationen sowie die rechtlich und faktisch korrekte Beantwortung von hin und wieder eingehenden Auskunftsverlangen dürfte für viele kleine Handwerksbetriebe, Freiberufler oder Sportvereine schlicht unmöglich sein.
Denn das ist nicht nur eine Frage des Geldes oder der personellen Kapazitäten, sondern zunächst und vor allem eine Frage der juristischen Kompetenz. Die DS-GVO ist von Juristen für Juristen geschrieben, d.h. sie regelt komplexe Dinge in einer sehr abstrakten juristischen Sprache. Damit sind die Inhaber kleiner Betriebe schlicht überfordert, zumal es nicht damit getan ist, sich die passenden Textbausteine aus dem Internet herunterzuladen. Das wissen Abmahnkanzleien und sie sind daher am Start.
Speziell für Arbeitgeber kann das neue Auskunftsrecht ungewollte Nebeneffekte mit sich bringen. Künftig können Arbeitnehmer eine Kündigung durch den Arbeitgeber zum Anlass nehmen, den Arbeitgeber um Auskunft über die Verarbeitung sie betreffenden personenbezogenen Daten zu bitten. Ein solches Auskunftsverlangen ist lästig, vor allem weil seine grundlose Verweigerung Entschädigungsansprüche nach sich ziehen kann.
Dass die Datenschutzbehörden, wie in den vergangenen Wochen oft zu hören und zu lesen war, auf gemeldete Datenschutzverstöße streng reagieren werden, ist dagegen eher unwahrscheinlich. Denn dazu müssten Datenschutzbehörden personell viel besser aufgestellt sein, als sie das derzeit und in absehbarer Zukunft sind.
Nähere Informationen finden Sie hier:
- Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO)
- Datenschutz-Anpassungs- und -Umsetzungsgesetz EU - DSAnpUG-EU, BGBl I, S.2097 ff.
- Handbuch Arbeitsrecht: Datenschutz im Arbeitsrecht
- Musterschreiben: Informationen zur Arbeitnehmer-Datenverarbeitung gemäß Art.13 DS-GVO
- Musterschreiben: Auskunftsverlangen des Arbeitnehmers gemäß Art.15 DS-GVO
- Musterschreiben: Erfüllung des Auskunftsverlangens gemäß Art.15 DS-GVO durch den Arbeitgeber
- Arbeitsrecht aktuell: 21/004 Anstehende Entscheidungen des EuGH zum Arbeitsrecht
- Arbeitsrecht aktuell: 20/100 Digitale Betriebsratsversammlung wegen Corona-Krise
- Arbeitsrecht aktuell: 19/166 Betriebsrat und Datenschutz
- Arbeitsrecht aktuell: 19/086 Datenschutz contra Hinweisgeberschutz im Arbeitsrecht
- Arbeitsrecht aktuell: 18/291 Mitbestimmung beim Speichern von Anwesenheitszeiten in Excel
- Arbeitsrecht aktuell: 18/023 Kündigung wegen heimlicher Aufnahme eines Pesonalgesprächs
- Arbeitsrecht aktuell: 17/236 Arbeitnehmerüberwachung durch einen Detektiv
- Arbeitsrecht aktuell: 17/201 Arbeitnehmer-Überwachung mit Keylogger
- Arbeitsrecht aktuell: 13/024 Gesetz zum Arbeitnehmer-Datenschutz
Letzte Überarbeitung: 15. Januar 2021
Weitere Auskünfte erteilen Ihnen gern:
Dr. Martin Hensche Rechtsanwalt Fachanwalt für Arbeitsrecht Kontakt: 030 / 26 39 620 hensche@hensche.de | |
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