Mus­ter­schrei­ben: Er­fül­lung des Aus­kunfts­ver­lan­gens ge­mäß Art.15 DS-GVO durch den Ar­beit­ge­ber

• 1. Bestäti­gung der Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten des Ar­beit­neh­mers
• 2. Aus­kunft über die vom Ar­beit­ge­ber ver­ar­bei­te­ten Da­ten des Ar­beit­neh­mers
• 3. Dem Ar­beit­neh­mer gemäß Art. 15 Abs.3 Satz 1 DS-GVO zur Verfügung ge­stell­te Ko­pi­en per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten, die Ge­gen­stand der Ver­ar­bei­tung durch den Ar­beit­ge­ber sind
• 4. Zweck der Da­ten­ver­ar­bei­tung
• 5. Empfänger bzw. Ka­te­go­ri­en von Empfängern, ge­genüber de­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin of­fen­ge­legt wer­den
• 6. Dau­er der Da­ten­ver­ar­bei­tung
• 7. In­for­ma­tio­nen über Rech­te des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin auf Da­ten­be­rich­ti­gung oder Da­tenlöschung, auf Ein­schränkung der Da­ten­ver­ar­bei­tung und/oder auf Wi­der­spruch ge­gen die Da­ten­ver­ar­bei­tung
• 8. Be­ste­hen ei­nes Be­schwer­de­rechts bei ei­ner Auf­sichts­behörde
• 9. In­for­ma­ti­on über die Her­kunft von Da­ten, die nicht beim Ar­beit­neh­mer er­ho­ben wer­den
• 10. Be­ste­hen ei­ner au­to­ma­ti­sier­ten Ent­schei­dungs­fin­dung ein­sch­ließlich Pro­filing
• Was kön­nen wir für Sie tun?

Sehr ge­ehr­ter Herr Mus­ter­mann, sehr ge­ehr­te Frau Mus­ter­mann,

wir be­zie­hen uns auf Ihr Schrei­ben vom XX.XX.20XX, mit dem Sie uns un­ter Be­zug­nah­me auf Art.15 DS-GVO dar­um ge­be­ten ha­ben, Ih­nen Aus­kunft über Ih­re durch uns ver­ar­bei­te­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten zu er­tei­len.

Wir ver­wei­sen dies­bezüglich zunächst auf un­ser Schrei­ben vom XX.XX.20XX, mit dem wir Ih­nen be­reits im Ein­klang mit Art.12 DS-GVO um­fas­sen­de In­for­ma­tio­nen über die Sie be­tref­fen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten an die Hand ge­ge­ben, die wir im Rah­men des zwi­schen uns be­ste­hen­den Ar­beits­verhält­nis­ses ver­ar­bei­ten.

Da Sie des­sen un­ge­ach­tet mit Ih­rem o.g. Schrei­ben vom XX.XX.20XX un­ter Be­zug­nah­me auf Art.15 DS-GVO um (er­neu­te) Aus­kunft ge­be­ten ha­ben, wer­den Sie in den fol­gen­den Ausführun­gen vie­le In­for­ma­tio­nen fin­den, die Sie be­reits mit un­se­rem Schrei­ben vom XX.XX.20XX er­hal­ten ha­ben.

Wenn im Fol­gen­den von „Ar­beit­neh­mern“ / „Ar­beit­neh­me­rin“ die Re­de ist, sind Sie ge­meint, während „Ar­beit­ge­ber“ un­ser Un­ter­neh­men be­zeich­net. Da­bei be­zie­hen wir uns auf das seit dem XX.XX.20XX zwi­schen uns be­ste­hen­de Ar­beits­verhält­nis.

1. Bestäti­gung der Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten des Ar­beit­neh­mers

Hier­mit bestätigt der Ar­beit­ge­ber dem Ar­beit­neh­mer / der Ar­beit­neh­me­rin gemäß Art.15 Abs.1 Satz 1 DS-GVO, dass er per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin ver­ar­bei­tet.

„Da­ten­ver­ar­bei­tung“ be­zeich­net je­den mit oder oh­ne Hil­fe au­to­ma­ti­sier­ter Ver­fah­ren aus­geführ­ten Vor­gang oder je­de sol­che Vor­gangs­rei­he im Zu­sam­men­hang mit den per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers wie das Er­he­ben, das Er­fas­sen, die Or­ga­ni­sa­ti­on, das Ord­nen, die Spei­che­rung, die An­pas­sung oder Verände­rung, das Aus­le­sen, das Ab­fra­gen, die Ver­wen­dung, die Of­fen­le­gung durch Über­mitt­lung oder ei­ne an­de­re Form der Be­reit­stel­lung, den Ab­gleich oder die Ver­knüpfung, die Ein­schränkung, das Löschen oder die Ver­nich­tung.

2. Aus­kunft über die vom Ar­beit­ge­ber ver­ar­bei­te­ten Da­ten des Ar­beit­neh­mers

Im Rah­men des oben ge­nann­ten Ar­beits­verhält­nis­ses ver­ar­bei­tet der Ar­beit­ge­ber die im Fol­gen­den ge­nann­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten und Ka­te­go­ri­en von per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin. Das ge­schieht mit Hil­fe ei­ner Pa­pier-Per­so­nal­ak­te, di­gi­tal durch Führen ei­ner elek­tro­ni­schen Per­so­nal­ak­te, die auf Ser­vern im Be­trieb ge­spei­chert und be­ar­bei­tet wird, so­wie fer­ner durch die Ver­ar­bei­tung von Ar­beit­neh­mer­da­ten mit Lohn­buch­hal­tungs­pro­gram­men, die auf be­son­de­ren, vom übri­gen EDV-Sys­tem phy­sisch ge­trenn­ten Rech­nern des Be­triebs lau­fen, so­wie schließlich mit Hil­fe ergänzen­der Pro­gram­me (z.B. „Els­ter“, „Da­ko­ta“) zur Da­ten­fernüber­tra­gung an die so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Ein­zugs­stel­len, an das Be­triebsstätten-Fi­nanz­amt und an ähn­li­che Stel­len.

a) An­re­de / Ge­schlecht des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin

b) Vor­na­me des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin

c) Nach­na­me des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin

d) E-Mail-Adres­se(n) des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin

e) An­schrift(en) des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin

f) Te­le­fon­num­mer(n), ggf. Fax­num­mer(n), des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin

g) In­for­ma­tio­nen und Do­ku­men­te (in der Re­gel in Ko­pie, d.h. nur im Aus­nah­me­fall im Ori­gi­nal), so­weit die­se für die Durchführung des oben ge­nann­ten Ar­beits­verhält­nis­ses not­wen­dig sind. Da­zu können ins­be­son­de­re die ol­gen­den Ka­te­go­ri­en von In­for­ma­tio­nen und Do­ku­men­ten gehören:

aa) Der Ar­beits­ver­trag und ggf. ver­ein­bar­te Nachträge und Ergänzun­gen, all­ge­mein ge­hal­te­ne In­for­ma­ti­ons­schrei­ben wie z.B. die vor­lie­gen­de Aus­kunft zur Ar­beit­neh­mer-Da­ten­ver­ar­bei­tung, ar­beits­ver­trag­li­che Wei­sun­gen, sons­ti­ge auf das Ar­beits­verhält­nis be­zo­ge­ne Kor­re­spon­denz zwi­schen dem Ar­beit­ge­ber und dem Ar­beit­neh­mer / der Ar­beit­neh­me­rin

bb) Nach­wei­se über schu­li­sche, hoch­schu­li­sche und be­ruf­li­che Qua­li­fi­ka­tio­nen wie z.B. Schul­ab­schluss­zeug­nis­se, Ge­sel­len­brie­fe, Hoch­schul­ab­schluss­zeug­nis­se, Ex­amens­zeug­nis­se, Be­schei­ni­gun­gen über wei­terführen­de be­ruf­li­che Qua­li­fi­ka­tio­nen, Pro­mo­ti­ons­ur­kun­den

cc) Ar­beits­ver­trags­be­zo­ge­ne Do­ku­men­te und Schrei­ben wie z.B. Auf­zeich­nun­gen über Ge­halts­vorschüsse / Dar­le­hen oder (bei pro­vi­si­ons­be­rech­tig­ten Ar­beit­neh­mern) Auf­stel­lun­gen der für die Ge­halts­fin­dung re­le­van­ten mo­nat­li­chen und jähr­li­chen Umsätze

dd) Auf­zeich­nun­gen über Fehl­zei­ten, Über­stun­den und Ur­laubs­ta­ge

ee) Die Iden­tität der ge­setz­li­chen Kran­ken­kas­se oder ei­ner ggf. bes­ten­den­den pri­va­ten Kran­ken­ver­si­che­rung, ins­be­son­de­re die ge­naue(n) Behörden- bzw. Fir­men­be­zeich­nung(en), Adres­se(n) und an­de­re Kon­takt­da­ten wie z.B. Te­le­fon- und Fax­num­mer(n) so­wie E-Mail-Adres­sen, so­wie die von die­sen Stel­len zur Iden­ti­fi­zie­rung des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin ver­wen­de­ten Da­ten

ff) [Bei Fir­men, die Leis­tun­gen der be­trieb­li­chen Al­ters­ver­sor­gung er­brin­gen:] Die Iden­tität des Trägers der be­trieb­li­chen Al­ters­ver­sor­gung, ins­be­son­de­re die ge­naue(n) Träger- bzw. Fir­men­be­zeich­nung(en), Adres­se(n) und an­de­re Kon­takt­da­ten wie z.B. Te­le­fon- und Fax­num­mer(n) so­wie E-Mail-Adres­sen, so­wie die von die­sen Stel­len zur Iden­ti­fi­zie­rung des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin ver­wen­de­ten Da­ten

gg) Für Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nun­gen be­deut­sa­me und so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­lich und/oder lohn­steu­er­lich be­deut­sa­me Merk­ma­le wie z.B. das Ge­burts­da­tum, ei­ne ggf. be­ste­hen­de Re­li­gi­ons­zu­gehörig­keit, der Per­so­nen­stand, ge­setz­li­che Un­ter­halts­pflich­ten, die Steu­e­ri­den­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer, die An­ga­be des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin, ob es sich um das Haupt- oder um ein Ne­ben­ar­beits­verhält­nis han­delt, die An­ga­be des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin, ob und in wel­cher Höhe ein Lohn­steu­er­frei­be­trag ab­ge­ru­fen wer­den soll.

hh) Sen­si­ble Da­ten im Sin­ne von Art. 9 Abs.1 DS-GVO, so­weit die­se für die lau­fen­den Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nun­gen, für Lohn­er­satz­leis­tun­gen und/oder für die lohn­steu­er­li­chen und so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Mel­dun­gen und Jah­res­mel­dun­gen er­for­der­lich sind, d.h. ne­ben der o.g. Re­li­gi­ons­zu­gehörig­keit auch Ge­sund­heits­da­ten wie z.B. krank­heits­be­ding­te Fehl­zei­ten, ärzt­li­che Ar­beits­unfähig­keits­be­schei­ni­gun­gen, Nach­wei­se über Schwan­ger­schaf­ten und ei­ne Nie­der­kunft, Auf­zeich­nun­gen über länger an­dau­ern­de Krank­hei­ten, Nach­wei­se über ei­ne et­wai­ge Schwer­be­hin­de­rung und ähn­li­che Da­ten und Un­ter­la­gen

ii) Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nun­gen, so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­che Mel­dun­gen und Jah­res­mel­dun­gen bzw. Jah­res­be­schei­ni­gun­gen, steu­er­li­che Do­ku­men­te wie z.B. Lohn­steu­er­un­ter­la­gen und Lohn­steu­er­jah­res­be­schei­ni­gun­gen

jj) [Bei be­son­de­ren Ar­beit­neh­mer­grup­pen, die Tätig­kei­ten mit ge­stei­ger­ten Haf­tungs­ri­si­ken für den Ar­beit­ge­ber ver­rich­ten:] Do­ku­men­te und In­for­ma­tio­nen zur Haft­pflicht­ver­si­che­run­gen, ins­be­son­de­re die ge­naue(n) Fir­men­be­zeich­nung(en) der Ver­si­che­rungs­ge­sell­schaft, Adres­se(n) und an­de­re Kon­takt­da­ten wie z.B. Te­le­fon- und Fax­num­mer(n) so­wie E-Mail-Adres­sen, so­wie Un­ter­la­gen zu et­wai­gen Haft­pflicht- bzw. Scha­densfällen

kk) Kündi­gungs­schrei­ben, Ab­mah­nun­gen, Auf­he­bungs­verträge, Ar­beit­ge­ber er­teil­te Zwi­schen­zeug­nis­se und Zeug­nis­se, so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­che Ab­mel­dun­gen und ähn­li­che, mit der Be­en­di­gung oder der vorüber­ge­hen­den Su­s­pen­die­rung des Ar­beits­verhält­nis­ses (El­tern­zeit, Sab­ba­ti­cal) ver­bun­de­ne Do­ku­men­te und In­for­ma­tio­nen

ll) Ähn­li­che Do­ku­men­te und In­for­ma­tio­nen wie die vor­ste­hend zu aa) bis kk) ge­nann­ten Do­ku­men­te und In­for­ma­tio­nen

3. Dem Ar­beit­neh­mer gemäß Art. 15 Abs.3 Satz 1 DS-GVO zur Verfügung ge­stell­te Ko­pi­en per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten, die Ge­gen­stand der Ver­ar­bei­tung durch den Ar­beit­ge­ber sind

Um die vor­ste­hend un­ter Punkt 2.) ge­ge­be­nen In­for­ma­tio­nen für den Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin bes­ser nach­voll­zieh­bar zu ma­chen so­wie in Erfüllung der Ver­pflich­tung des Ar­beit­ge­bers gemäß Art. 15 Abs.3 Satz 1 DS-GVO stellt der Ar­beit­ge­ber dem Ar­beit­neh­mer / der Ar­beit­neh­me­rin fol­gen­de Ko­pi­en zur Verfügung, die die­sem Schrei­ben als An­la­ge bei­lie­gen:

• Stamm­da­ten­blatt der über den Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin geführ­ten Per­so­nal­ak­te
• Aus den Be­wer­bungs­un­ter­la­gen ent­nom­me­ne Nach­wei­se über die be­ruf­li­chen Qua­li­fi­ka­tio­nen des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin
• Ar­beits­ver­trag vom XX.XX.20XX, Nach­trags­ver­ein­ba­run­gen / Ergänzun­gen vom XX.XX.20XX, vom XX.XX.20XX und vom XX.XX.20XX
• Vom Ar­beit­neh­mer / Von der Ar­beit­neh­me­rin über­reich­te ärzt­li­che Ar­beits­unfähig­keits­be­schei­ni­gun­gen
• Sämt­li­che wei­te­re Do­ku­men­te, die sich in der Per­so­nal­ak­te be­fin­den, mit Aus­nah­me der­je­ni­gen Do­ku­men­te, die dem Ar­beit­neh­mer / der Ar­beit­neh­me­rin be­reits vor­lie­gen. Die be­reits vor­lie­gen­den Do­ku­men­te sind Ge­halts­ab­rech­nun­gen, Nach­wei­se über so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­che Mel­dun­gen, so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­che Jah­res­mel­dun­gen so­wie lohn­steu­er­recht­li­che Jah­res­be­schei­ni­gun­gen.

4. Zweck der Da­ten­ver­ar­bei­tung

Die un­ter Punkt 2.) ge­nann­ten Da­ten wer­den vom Ar­beit­ge­ber ver­ar­bei­tet,

a) um den Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin iden­ti­fi­zie­ren zu können,

b) um das Ar­beits­verhält­nis ord­nungs­gemäß durch­zuführen und um die ord­nungs­gemäße Durchführung zu do­ku­men­tie­ren,

c) zur Kor­re­spon­denz mit dem Ar­beit­neh­mer / der Ar­beit­neh­me­rin,

d) zur Kor­re­spon­denz mit Kran­ken­kas­sen, pri­va­ten Kran­ken­ver­si­che­run­gen, Ren­ten­ver­si­che­rungs­trägern, Ar­beits­agen­tu­ren, Fi­nanzämtern, In­te­gra­ti­onsämtern, Be­rufs­haft­pflicht­ver­si­che­run­gen und an­de­ren Stel­len und Behörden, die Auf­ge­ben im Zu­sam­men­hang mit dem Ar­beits­verhält­nis wahr­neh­men,

e) zur Er­stel­lung lau­fen­der Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nun­gen für den Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin, zur Er­stel­lung so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­cher Mel­dun­gen und lau­fen­der Bei­trags­mel­dun­gen für die Ein­zugs­stel­len, zur Er­stel­lung so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­cher Jah­res­mel­dun­gen, zur Er­stel­lung lau­fen­der Lohn­steu­er­vor­an­mel­dun­gen, zur Er­stel­lung lohn­steu­er­li­cher Jah­res­be­schei­ni­gun­gen, zur Be­rech­nung und Mel­dung der Beiträge zur ge­setz­li­chen Un­fall­ver­si­che­rung, so­wie zum Zwe­cke der Do­ku­men­ta­ti­on die­ser und ähn­li­cher so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­cher, steu­er­recht­li­cher oder ab­ga­ben­recht­li­cher Vorgänge im Zu­sam­men­hang mit dem Ar­beits­verhält­nis,

f) zur Ab­wick­lung des Ar­beits­verhält­nis­ses, auch nach des­sen recht­li­cher Be­en­di­gung, ins­be­son­de­re wenn Schrei­ben von Kran­ken­kas­sen, pri­va­ten Kran­ken­ver­si­che­run­gen, Ren­ten­ver­si­che­rungs­trägern, Ar­beits­agen­tu­ren, Un­fall­ver­si­che­rungs­trägern, Fi­nanzämtern, Haft­pflicht­ver­si­che­run­gen oder von an­de­ren Stel­len, Behörden oder Ge­rich­ten ein­ge­hen, wel­che Auf­ge­ben im Zu­sam­men­hang mit dem Ar­beits­verhält­nis wahr­neh­me, und die an den (ehe­ma­li­gen) Ar­beit­neh­mer / an die (ehe­ma­li­ge) Ar­beit­neh­me­rin wei­ter­zu­lei­ten sind, und/oder so­weit Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nun­gen nachträglich vor­zu­neh­men und/oder zu kor­ri­gie­ren sind, und/oder wenn Gehälter oder an­de­re Zah­lun­gen an den (ehe­ma­li­gen) Ar­beit­neh­mer / an die (ehe­ma­li­ge) Ar­beit­neh­me­rin zu leis­ten sind, so­wie zum Zwe­cke der Do­ku­men­ta­ti­on die­ser und ähn­li­cher Vorgänge im Zu­sam­men­hang mit dem ab­zu­wi­ckeln­den Ar­beits­verhält­nis,

g) zur Be­ar­bei­tung von mögli­cher­wei­se be­ste­hen­den Ansprüchen ge­gen den (ehe­ma­li­gen) Ar­beit­neh­mer / die (ehe­ma­li­ge) Ar­beit­neh­me­rin, ins­be­son­de­re auf Her­aus­ga­be von Ge­genständen, Un­ter­la­gen oder In­for­ma­tio­nen, auf Er­stat­tung von Über­zah­lun­gen und ähn­li­cher Ansprüche,

h) zur Wah­rung be­rech­tig­ter In­ter­es­sen des Ar­beit­ge­bers, ins­be­son­de­re im Zu­sam­men­hang mit mögli­cher­wei­se ge­genüber dem Ar­beit­ge­ber gel­tend ge­mach­ten Ansprüchen auf Zah­lung von Lohn- und Ge­haltsrückständen, Ur­laubs­ab­gel­tun­gen, Scha­dens­er­satz, Gel­dentschädi­gun­gen oder an­de­ren Ansprüchen im Zu­sam­men­hang mit dem (ehe­ma­li­gen) Ar­beits­verhält­nis.

5. Empfänger bzw. Ka­te­go­ri­en von Empfängern, ge­genüber de­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin of­fen­ge­legt wer­den

a) Ei­ne Of­fen­le­gung der persönli­chen Da­ten und Do­ku­men­te des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin an Drit­te zu an­de­ren als den im Fol­gen­den un­ter Punkt b) ge­nann­ten Zwe­cken fin­det nicht statt.

b) So­weit dies gemäß Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be b) oder Buch­sta­be c) DS-GVO für die Durchführung des oben ge­nann­ten Ar­beits­verhält­nis­ses oder zur Erfüllung ei­ner recht­li­chen Ver­pflich­tung des Ar­beit­ge­bers er­for­der­lich ist, wer­den per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin zum Zwe­cke der ar­beits­recht­li­chen, so­zi­al­recht­li­chen, steu­er­recht­li­chen und/oder so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Kor­re­spon­denz so­wie im Zu­sam­men­hang mit auf die­se Rechts­ge­bie­te be­zo­ge­nen Mel­dun­gen und/oder Erklärun­gen an Drit­te wei­ter­ge­ge­ben. Die wei­ter­ge­ge­be­nen Da­ten dürfen von den Drit­ten aus­sch­ließlich zu den ge­nann­ten Zwe­cken ver­wen­det wer­den. Zu die­sen Drit­ten gehören ins­be­son­de­re fol­gen­de Stel­len und Per­so­nen:

aa) Kran­ken­kas­sen und pri­va­te Kran­ken­ver­si­che­run­gen, Ar­beits­agen­tu­ren, Träger der ge­setz­li­chen Ren­ten­ver­si­che­rung, Träger der ge­setz­li­chen Pfle­ge­ver­si­che­rung, Träger der ge­setz­li­chen Un­fall­ver­si­che­rung, Fi­nanzämter

bb) Träger ei­ner be­trieb­li­chen Al­ters­ver­sor­gung, Be­rufs­kam­mern, Haft­pflicht­ver­si­che­run­gen und sons­ti­ge Scha­dens- und Sach­ver­si­che­run­gen, die be­trieb­li­che oder mit dem Ar­beits­verhält­nis zu­sam­menhängen­de Ri­si­ken ab­si­chern

cc) Sons­ti­ge Stel­len, Dienst­leis­ter, Ge­rich­te und Behörden, die Auf­ga­ben im Zu­sam­men­hang mit dem Ar­beits­recht, dem Lohn­steu­e­recht, der me­di­zi­ni­schen oder der Ge­sund­heits­ver­sor­gung oder des So­zi­al­ver­si­che­rungs­rechts wahr­neh­men wie z.B. El­tern­geld­stel­len, In­te­gra­ti­onsämter, Ar­beits­schutz­behörden, Da­ten­schutz­behörden, me­di­zi­ni­sche Ein­rich­tun­gen wie Arzt­pra­xen und Kran­kenhäuser

6. Dau­er der Da­ten­ver­ar­bei­tung

a) Die Ver­ar­bei­tung der oben un­ter Punkt 2.) ge­nann­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin be­ruht über­wie­gend auf den Recht­fer­ti­gungs­gründen bzw. Rechts­grund­la­gen, die in Art.6 Abs.1 Satz 1, Un­ter­ab­satz 1, Buch­sta­ben b) und c) DS-GVO so­wie in Art.9 Abs.2 Buch­sta­be b) DS-GVO ge­nannt sind. Da­nach ist die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin durch den Ar­beit­ge­ber ge­recht­fer­tigt,

• weil sie für die Erfüllung des oben ge­nann­ten Ar­beits­ver­trags oder zur Durchführung vor­ver­trag­li­cher Maßnah­men er­for­der­lich ist, die auf An­fra­ge des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin er­fol­gen (Art.6 Abs.1 Satz 1, Un­ter­ab­satz 1, Buch­sta­be b) DS-GVO), und/oder
• weil sie zur Erfüllung ei­ner recht­li­chen Ver­pflich­tung er­for­der­lich ist, der der Ar­beit­ge­ber un­ter­liegt (Art.6 Abs.1 Satz 1, Un­ter­ab­satz 1, Buch­sta­be c) DS-GVO), und/oder
• weil es sich um sen­si­ble Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin wie z.B. Ge­sund­heits­da­ten oder ei­ne Re­li­gi­ons­zu­gehörig­keit han­delt, de­ren Ver­ar­bei­tung er­for­der­lich ist, da­mit der Ar­beit­ge­ber oder der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin die ih­nen zu­ste­hen­den ar­beits- oder so­zi­al­recht­li­chen Rechts­ansprüche wahr­neh­men bzw. ih­re ar­beits- oder so­zi­al­recht­li­che Pflich­ten erfüllen können (Art.9 Abs.2 Buch­sta­be b) DS-GVO).

So­weit die Ver­ar­bei­tung der Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin auf die­sen Recht­fer­ti­gungs­gründen be­ruht, wer­den die Da­ten bis zum Ab­lauf der je­weils maßgeb­li­chen ge­setz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten, die der Ar­beit­ge­ber be­ach­ten muss, ver­ar­bei­tet und so­dann un­verzüglich gelöscht. Do­ku­men­te so­wie Pa­pier­per­so­nal­ak­ten wer­den zu die­sem Zeit­punkt un­verzüglich ei­ner ord­nungs­gemäßen Ak­ten­ver­nich­tung zu­geführt.

b) Der Ar­beit­ge­ber hat der­zeit die fol­gen­den, recht­lich vor­ge­schrie­be­nen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten zu be­ach­ten:

aa) Die Auf­be­wah­rungs­pflicht, die den Ar­beit­ge­ber auf­grund steu­er- und ab­ga­ben­recht­li­cher Vor­schrif­ten in Be­zug auf das für je­den Beschäftig­ten zu führen­de Lohn­kon­to (§ 41 Abs.1 EStG in Verb. mit § 4 LSt­DV, § 28 f Abs.1 SGB IV) trifft, beträgt der­zeit gemäß § 41 Abs.1 Satz 9 EStG sechs Jah­re. Die Frist be­ginnt mit dem Ab­lauf des Ka­len­der­jah­res, in dem die letz­te Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nung vor­ge­nom­men wur­de, d.h. die Lohn­kon­ten sind bis zum Ab­lauf des sechs­ten Ka­len­der­jah­res, das auf die zu­letzt ein­ge­tra­ge­ne Lohn­zah­lung folgt, auf­zu­be­wah­ren. Zu den Da­ten, die im Lohn­kon­to auf­zu­zeich­nen sind, gehören ins­be­son­de­re der Vor­na­me, der Fa­mi­li­en­na­men, der Tag der Ge­burt, der Wohn­ort, die Woh­nung so­wie die in ei­ner vom Fi­nanz­amt aus­ge­stell­ten Be­schei­ni­gung für den Lohn­steu­er­ab­zug ein­ge­tra­ge­nen all­ge­mei­nen Be­steue­rungs­merk­ma­le des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin (§ 4 Abs.1 Nr.1 LSt­DV) so­wie der Ar­beits­lohn, ge­trennt nach Bar­lohn und Sach­bezügen, und die da­von ein­be­hal­te­ne Lohn­steu­er (§ 4 Abs.2 Nr.3 Satz 1 LSt­DV). Die­se Auf­be­wah­rungs­pflicht be­zieht sich auf sämt­li­che oben un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin so­wie auf ggf. bei den Ak­ten be­find­li­che Ori­gi­nal­do­ku­men­te, al­ler­dings nur in­so­weit, als die­se Da­ten und Do­ku­men­te für die Höhe des ab­ge­rech­ne­ten Lohns bzw. Ge­halts, d.h. für die ar­beits­recht­lich kor­rek­te Be­rech­nung des Brut­to­ge­hal­tes so­wie der dar­auf be­zo­ge­nen, kor­rekt er­mit­tel­ten lohn­steu­er- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Abzüge re­le­vant sind.

bb) Die Auf­be­wah­rungs­pflicht, die der Ar­beit­ge­ber auf­grund er­trags­steu­er­recht­li­cher Vor­schrif­ten be­ach­ten muss, beträgt der­zeit gemäß § 147 Abs.1 Nr.1 und Nr.4, Abs.3 Satz 1, Abs.4 Satz 1 Ab­ga­ben­ord­nung (AO) zehn Jah­re. Die Frist be­ginnt mit dem Ab­lauf des Steu­er- bzw. Ka­len­der­jah­res, in dem die letz­te das Ar­beits­verhält­nis be­tref­fen­de Bu­chung vor­ge­nom­men oder ei­ne Lohn- bzw. Ge­halts­ab­rech­nung er­stellt wird. Die­se Auf­be­wah­rungs­pflicht be­zieht sich auf die oben un­ter Punkt 3.) ge­nann­ten Da­ten und Do­ku­men­te nur in­so­weit, als die­se für die Fi­nanz­buch­hal­tung des Ar­beit­ge­bers (Jah­res­ab­schlüsse, Bi­lan­zen usw.) bzw. für die zu die­ser Buch­hal­tung gehören­den Bu­chun­gen und fi­nan­zi­el­len Vorgänge von Be­deu­tung sind. Da­zu gehören ins­be­son­de­re ar­beits­ver­trag­li­che Lohn- und Ge­halts­ver­ein­ba­run­gen, Lohn­ab­rech­nun­gen, Bei­trags­mel­dun­gen zur So­zi­al­ver­si­che­rung, zu Ein­rich­tun­gen der be­trieb­li­chen Al­ters­ver­sor­gung und zu Haft­pflicht­ver­si­che­run­gen, so­wie Ver­rech­nungs­ab­re­den, Gut­schrif­ten und Mahn­schrei­ben, In­for­ma­tio­nen über und Do­ku­men­te be­tref­fend Kos­ten­er­stat­tun­gen so­wie Schrei­ben im Zu­sam­men­hang mit ei­ner et­wai­gen Ti­tu­lie­rung von For­de­run­gen so­wie sons­ti­ge Schrei­ben mit Be­zug auf fi­nan­zi­el­le As­pek­te des Ar­beits­verhält­nis­ses, so­weit die­se Un­ter­la­gen zu den Büchern und Auf­zeich­nun­gen bzw. zu den Bu­chungs­be­le­gen im Sin­ne von § 147 Abs.1 Nr.1 und Nr.4 AO gehören.

cc) Die Auf­be­wah­rungs­pflicht, die der Ar­beit­ge­ber auf­grund so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­cher, von den Trägern der Ren­ten­ver­si­che­rung tur­nusmäßig al­le vier Jah­re gemäß § 28p Abs.1 SGB IV durch­zuführen­den Be­triebs­prüfun­gen be­ach­ten muss, beträgt der­zeit ein Ka­len­der­jahr. Die Ka­len­der­jah­res­frist be­ginnt mit dem Ab­lauf Ka­len­der­jah­res, in wel­chem die letz­te Be­triebs­prüfun­gen gemäß § 28p Abs.1 SGB IV durch­geführt wur­de (§ 28f Abs.1 Satz 1 SGB IV). In­fol­ge der Abhängig­keit der Jah­res­frist von dem Zeit­punkt der letz­ten Be­triebs­prüfung kann sich ei­ne Verlänge­rung der Auf­be­wah­rungs­pflicht ge­genüber der oben un­ter Punkt aa) ge­nann­ten Sechs­jah­res­frist er­ge­ben. Zu den auf­zu­be­wah­ren­den Ent­gelt­un­ter­la­gen im Sin­ne von § 28f Abs.1 Satz 1 SGB IV gehören ins­be­son­de­re die in­di­vi­du­el­len Ab­rech­nungs­da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin, d.h. sei­ne / ih­re Stamm­da­ten wie z.B. die Kran­ken­kas­sen­zu­gehörig­keit, die Be­rech­nung bzw. die Zu­sam­men­set­zung der mo­nat­li­chen Brut­to- und Net­to­bezüge, die Bei­trags­mel­dun­gen und sons­ti­ge So­zi­al­ver­si­che­rungs­mel­dun­gen so­wie ähn­li­che Da­ten, die be­triebs­prüfungs­re­le­vant sind.

c) Die Ver­ar­bei­tung der oben un­ter Punkt 2.) ge­nann­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mer / der Ar­beit­neh­me­rin be­ruht darüber hin­aus teil­wei­se auch auf dem Recht­fer­ti­gungs­grund gemäß Art. 6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be f) DS-GVO, d.h. auf der Wah­rung be­rech­tig­ter In­ter­es­sen des Ar­beit­ge­bers.

So­weit die­ser Recht­fer­ti­gungs­grund für die Da­ten­ver­ar­bei­tung ein­greift, wer­den die Da­ten bis zum Ab­lauf der längs­ten mögli­chen Verjährungs­frist denk­ba­rer, ge­genüber dem Ar­beit­ge­ber mögli­cher­wei­se be­haup­te­ter Ansprüche ver­ar­bei­tet und so­dann un­verzüglich gelöscht.

Die­se Frist beträgt drei Ka­len­der­jah­re und ent­spricht der re­gelmäßigen ge­setz­li­chen Verjährungs­frist. Die Frist be­ginnt mit Ab­lauf des Jah­res, in dem der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin aus dem Ar­beits­verhält­nis aus­ge­schie­den ist. Mit Ab­lauf der re­gelmäßigen Verjährungs­frist verjähren Ansprüche aus dem Ar­beits­verhält­nis, z.B. auf rückständi­gen Lohn, Ur­laubs­ab­gel­tung usw., gemäß § 195 Bürger­li­ches Ge­setz­buch (BGB) in Verb. mit § 199 Abs.1 BGB.
[Bei be­son­de­ren Ar­beit­neh­mer­grup­pen, die Tätig­kei­ten mit ge­stei­ger­ten Haf­tungs­ri­si­ken für den Ar­beit­ge­ber ver­rich­ten, s. oben un­ter Punkt 2. g) jj):] [Ab­wei­chend von der re­gelmäßigen Verjährungs­frist beträgt die Auf­be­wah­rungs­frist 30 Jah­re, be­gin­nend ab dem Aus­schei­den des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin aus dem Ar­beits­verhält­nis. Die­se Frist ent­spricht der längs­ten mögli­chen Verjährungs­frist, der Haf­tungs­ansprüche von Drit­ten ge­genüber dem Ar­beit­ge­ber un­ter­lie­gen. Sie beträgt der­zeit gemäß § 199 Abs.3 Satz 1 Nr.2 BGB 30 Jah­re, wo­bei die Frist mit dem Tag der scha­den­sursächli­chen Pflicht­ver­let­zung durch den Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin be­ginnt, der / die den Drit­ten geschädigt hat bzw. geschädigt ha­ben soll, wel­cher später Scha­dens­er­satz­ansprüche ge­gen den Ar­beit­ge­ber gel­tend macht. Um ei­ne ge­ord­ne­te Be­ar­bei­tung der­ar­ti­ger, auf lan­ge zurück­lie­gen­de (an­geb­li­che) Pflicht­ver­let­zun­gen be­zo­ge­ner Scha­dens­er­satz­for­de­run­gen zu ermögli­chen nebst ei­ner ord­nungs­gemäßen Scha­dens­mel­dung an ggf. be­ste­hen­de Haft­pflicht­ver­si­che­run­gen, sind die in den Per­so­nal­ak­ten ent­hal­te­nen per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten und Do­ku­men­te in­so­weit 30 Jah­re lang auf­zu­be­wah­ren, als die­se Da­ten und Do­ku­men­te Auf­schluss über die vom Ar­beit­neh­mer / von der Ar­beit­neh­me­rin ver­rich­te­ten Ar­bei­ten ge­ben. Das sind ins­be­son­de­re die auf­trags- bzw. kun­den­be­zo­ge­ne Verträge, Pro­jekt­do­ku­men­ta­tio­nen und Ab­rech­nun­gen.]

d) Do­ku­men­te so­wie Pa­pier­ak­ten wer­den nach Ab­lauf der o.g. Auf­be­wah­rungs­fris­ten un­verzüglich ei­ner ord­nungs­gemäßen Ak­ten­ver­nich­tung zu­geführt, in elek­tro­nisch geführ­ten Per­so­nal­ak­ten ge­spei­cher­te Da­ten wer­den un­verzüglich gelöscht.

7. In­for­ma­tio­nen über Rech­te des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin auf Da­ten­be­rich­ti­gung oder Da­tenlöschung, auf Ein­schränkung der Da­ten­ver­ar­bei­tung und/oder auf Wi­der­spruch ge­gen die Da­ten­ver­ar­bei­tung

a) Gemäß Art.16 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin das Recht, vom Ar­beit­ge­ber ei­ne un­verzügli­che Be­rich­ti­gung ihn / sie be­tref­fen­der per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten zu ver­lan­gen, so­weit die­se un­rich­tig sein soll­ten.
Un­ter Berück­sich­ti­gung der Zwe­cke der Ver­ar­bei­tung hat der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin das Recht, die Ver­vollständi­gung ihn / sie be­tref­fen­der per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten zu ver­lan­gen, so­weit die­se un­vollständig sein soll­ten. Die­se Ver­vollständi­gung kann auch mit Hil­fe ei­ner ergänzen­den Erklärung ge­sche­hen.

b) Gemäß Art.17 Abs.1 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin das Recht, vom Ar­beit­ge­ber zu ver­lan­gen, dass ihn / sie be­tref­fen­de per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten un­verzüglich gelöscht wer­den, wenn ei­ner der fol­gen­den Gründe zu­trifft:

aa) Die per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten sind für die Zwe­cke, für die sie er­ho­ben oder auf sons­ti­ge Wei­se ver­ar­bei­tet wur­den, nicht mehr not­wen­dig.

bb) Der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin legt gemäß Art.21 Abs.1 DS-GVO aus Gründen, die sich aus sei­ner / ih­rer be­son­de­ren Si­tua­ti­on er­ge­ben, Wi­der­spruch ge­gen die Ver­ar­bei­tung sei­ner / ih­rer Da­ten ein, zu der der Ar­beit­ge­ber zwecks Wah­rung ei­ge­ner be­rech­tig­ter In­ter­es­sen gemäß Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be f) DS-GVO be­fugt ist, und es lie­gen kei­ne vor­ran­gi­gen be­rech­tig­ten Gründe für die Ver­ar­bei­tung vor.

cc) Die per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin wur­den un­rechtmäßig ver­ar­bei­tet.

dd) Die Löschung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin ist zur Erfüllung ei­ner recht­li­chen Ver­pflich­tung nach dem Uni­ons­recht oder dem Recht der Mit­glied­staa­ten er­for­der­lich, dem der Ver­ant­wort­li­che un­ter­liegt.

Das Recht des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin, vom Ar­beit­ge­ber gemäß Art.17 Abs.1 DS-GVO die un­verzügli­che Löschung sei­ner / ih­rer per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten un­ter den oben ge­nann­ten Vor­aus­set­zun­gen zu ver­lan­gen, be­steht gemäß Art.17 Abs.3 Buch­sta­be b) DS-GVO nicht, wenn die (wei­te­re) Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin not­wen­dig zur Erfüllung ei­ner recht­li­chen Ver­pflich­tung ist, der der Ar­beit­ge­ber nach­kom­men muss (sie­he da­zu oben un­ter Punkt 6.a)).

c) Gemäß Art.18 Abs.1 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin das Recht, vom Ar­beit­ge­ber die Ein­schränkung der Ver­ar­bei­tung sei­ner / ih­rer per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten zu ver­lan­gen, wenn ei­ner der fol­gen­den Gründe zu­trifft:

aa) Der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin be­strei­tet die Rich­tig­keit der vom Ar­beit­ge­ber ver­ar­bei­te­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten für ei­ne Dau­er, die es dem Ar­beit­ge­ber ermöglicht, die Rich­tig­keit der per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten zu über­prüfen.

bb) Die Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin durch den Ar­beit­ge­ber ist un­rechtmäßig, der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin lehnt aber die Löschung der Da­ten ab und ver­langt statt­des­sen die Ein­schränkung der Nut­zung sei­ner per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten.

cc) Der Ar­beit­ge­ber benötigt die Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin für die Zwe­cke der Ver­ar­bei­tung nicht länger (sie­he da­zu oben un­ter Punkt 4.)), der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin benötigt sie aber zur Gel­tend­ma­chung, Ausübung oder Ver­tei­di­gung von Rechts­ansprüchen.

dd) Der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin hat gemäß Art.21 Abs.1 DS-GVO aus Gründen, die sich aus sei­ner / ih­rer be­son­de­ren Si­tua­ti­on er­ge­ben, Wi­der­spruch ge­gen die Ver­ar­bei­tung sei­ner / ih­rer Da­ten ein­ge­legt, zu der der Ar­beit­ge­ber zwecks Wah­rung ei­ge­ner be­rech­tig­ter In­ter­es­sen gemäß Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be f) DS-GVO be­fugt ist, und es steht noch nicht fest, ob die be­rech­tig­ten Gründe des Ar­beit­ge­bers ge­genüber de­nen des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin im Sin­ne von Art.21 Abs.1 Satz 2 DS-GVO über­wie­gen.

d) Gemäß Art.21 Abs.1 Satz 1 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin das Recht, aus Gründen, die sich aus sei­ner / ih­rer be­son­de­ren Si­tua­ti­on er­ge­ben, Wi­der­spruch ge­gen die Ver­ar­bei­tung sei­ner Da­ten ein­zu­le­gen, so­weit der Ar­beit­ge­ber zu der Da­ten­ver­ar­bei­tung zum Zwe­cke der Wah­rung ei­ge­ner be­rech­tig­ter In­ter­es­sen gemäß Art.6 Abs.1 Un­ter­ab­satz 1 Buch­sta­be f) DS-GVO be­fugt ist.

Gemäß Art.21 Abs.1 Satz 2 DS-GVO ver­ar­bei­tet der Ar­beit­ge­ber die per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten im Fal­le ei­nes Wi­der­spruchs nicht mehr, es sei denn, der Ar­beit­ge­ber kann zwin­gen­de schutzwürdi­ge Gründe für die Ver­ar­bei­tung nach­wei­sen, die die In­ter­es­sen, Rech­te und Frei­hei­ten des Ar­beit­neh­mers über­wie­gen, oder die Ver­ar­bei­tung dient der Gel­tend­ma­chung, Ausübung oder Ver­tei­di­gung von Rechts­ansprüchen.

8. Be­ste­hen ei­nes Be­schwer­de­rechts bei ei­ner Auf­sichts­behörde

Gemäß Art.77 Abs.1 DS-GVO hat der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin (un­abhängig von an­de­ren ver­wal­tungs­recht­li­chen und/oder ge­richt­li­chen Rechts­be­hel­fen) das Recht auf Be­schwer­de bei ei­ner Auf­sichts­behörde, ins­be­son­de­re in dem EU-Mit­glied­staat sei­nes gewöhn­li­chen Auf­ent­halts­orts, sei­nes Ar­beits­plat­zes oder des Orts des mut­maßli­chen Ver­s­toßes, wenn der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin der An­sicht ist, dass die Ver­ar­bei­tung der ihn / sie be­tref­fen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Da­ten durch den Ar­beit­ge­ber ge­gen die DS-GVO verstößt.

9. In­for­ma­ti­on über die Her­kunft von Da­ten, die nicht beim Ar­beit­neh­mer er­ho­ben wer­den

Gemäß § 39e Abs.4 Satz 1 Ein­kom­men­steu­er­ge­setz (EStG) ist der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin da­zu ver­pflich­tet, dem Ar­beit­ge­ber bei Be­ginn des Ar­beits­verhält­nis­ses be­stimm­te per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten mit­zu­tei­len (ins­be­son­de­re Ge­burts­da­tum und Ge­burts­ort so­wie die persönli­che Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer), da­mit der Ar­beit­ge­ber mit­hil­fe die­ser Da­ten die Elek­tro­ni­schen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­ma­le (ELStAM) beim Bun­des­zen­tral­amt für Steu­ern bzw. bei der von die­sem Amt geführ­ten ELStAM-Da­ten­bank ab­ru­fen kann.

Gemäß § 39e Abs.4 Satz 2 EStG ist der Ar­beit­ge­ber da­zu ver­pflich­tet, bei Be­ginn des Ar­beits­verhält­nis­ses die ELStAM des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin beim Bun­des­zen­tral­amt für Steu­ern durch Da­ten­fernüber­tra­gung ab­zu­ru­fen und sie in das Lohn­kon­to für den Ar­beit­neh­mer zu über­neh­men. Für den Ab­ruf der ELStAM des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin muss sich der Ar­beit­ge­ber au­then­ti­fi­zie­ren und sei­ne Wirt­schafts-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer an­ge­ben, außer­dem muss er ei­ni­ge per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin (ins­be­son­de­re Ge­burts­da­tum und Ge­burts­ort so­wie die persönli­che Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer) an­ge­ben so­wie das Ein­stel­lungs­da­tum mit­tei­len (§ 39e Abs.4 Satz 3 EStG).

Gemäß § 39e Abs.5 Satz 1 EStG ist der Ar­beit­ge­ber da­zu ver­pflich­tet, die ab­ge­ru­fe­nen ELStAM des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin für die Durchführung des Lohn­steu­er­ab­zugs des Ar­beit­neh­mers an­zu­wen­den, und zwar so­lan­ge, bis das Bun­des­zen­tral­amt für Steu­ern geänder­te ELStAM zum Ab­ruf be­reit­stellt oder bis das Ar­beits­verhält­nis be­en­det ist. Die ab­ge­ru­fe­nen ELStAM des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin sind in den mo­nat­li­chen Lohn- bzw. Ge­halts­ab­rech­nun­gen an­zu­ge­ben (§ 39e Abs.5 Satz 2 EStG). Dem­ent­spre­chend ist der Ar­beit­ge­ber zur lau­fen­den Ak­tua­li­sie­rung der ELStAM des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin ver­pflich­tet, das heißt er muss die vom Bun­des­zen­tral­amt für Steu­ern be­reit­ge­stell­ten Mit­tei­lun­gen und ELStAM des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin mo­nat­lich an­fra­gen und ab­ru­fen (§ 39e Abs.5 Satz 3 EStG).

Auf der Grund­la­ge der vor­ste­hend ge­nann­ten, für den Ar­beit­ge­ber zwin­gen­den ge­setz­li­chen Re­ge­lun­gen er­hebt der Ar­beit­ge­ber im Rah­men der lau­fen­den Lohn-bzw. Ge­halts­ab­rech­nun­gen per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin (nämlich ELStAM) nicht bei die­sem / bei die­ser, son­dern bei ei­ner an­de­ren Stel­le, nämlich bei der ELStAM-Da­ten­bank, die das Bun­des­zen­tral­amt für Steu­ern führt, lau­fend ak­tua­li­siert und zum Down­load be­reit­stellt.

Zu den ELStAM (= Elek­tro­ni­schen LohnSteu­erAbzugsMerk­ma­le) des Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin, wel­che der Ar­beit­ge­ber nicht beim Ar­beit­neh­mer / bei der Ar­beit­neh­me­rin er­hebt, gehören fol­gen­de per­so­nen­be­zo­ge­ne Da­ten (§ 39 Abs.4 EStG):

• Steu­er­klas­se und Fak­tor,
• Zahl der Kin­der­frei­beträge bei den Steu­er­klas­sen I bis IV,
• Frei­be­trag und Hin­zu­rech­nungs­be­trag,
• Höhe der Beiträge für ei­ne pri­va­te Kran­ken­ver­si­che­rung und für ei­ne pri­va­te Pfle­ge-Pflicht­ver­si­che­rung für die Dau­er von zwölf Mo­na­ten, wenn der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin dies be­an­tragt
• Mit­tei­lung, dass der von ei­nem Ar­beit­ge­ber ge­zahl­te Ar­beits­lohn nach ei­nem Ab­kom­men zur Ver­mei­dung der Dop­pel­be­steue­rung von der Lohn­steu­er frei­zu­stel­len ist, wenn der Ar­beit­neh­mer / die Ar­beit­neh­me­rin oder der Ar­beit­ge­ber dies be­an­tragt.

Darüber hin­aus spei­chert das Bun­des­zen­tral­amt für Steu­ern gemäß § 39e Abs.2 Satz 1 EStG zum Zweck der Be­reit­stel­lung au­to­ma­ti­siert ab­ruf­ba­rer Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­ma­le für den Ar­beit­ge­ber Ar­beit­neh­mers / der Ar­beit­neh­me­rin:

• Recht­li­che Zu­gehörig­keit zu ei­ner steu­er­er­he­ben­den Re­li­gi­ons­ge­mein­schaft so­wie Da­tum des Ein­tritts und Aus­tritts
• Mel­de­recht­li­cher Fa­mi­li­en­stand so­wie Tag der Be­gründung oder Auflösung des Fa­mi­li­en­stands und bei Ver­hei­ra­te­ten die Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer des Ehe­gat­ten
• Kin­der mit ih­rer Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer

10. Be­ste­hen ei­ner au­to­ma­ti­sier­ten Ent­schei­dungs­fin­dung ein­sch­ließlich Pro­filing

Bei der Durchführung des Ar­beits­verhält­nis­ses ver­wen­det der Ar­beit­ge­ber kei­ne Ver­fah­ren der au­to­ma­ti­sier­ten Ent­schei­dungs­fin­dung und/oder des Pro­filings.

Zur Kennt­nis ge­nom­men:
Mus­ter­stadt, den XX.XX.20XX

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(Ar­beit­neh­mer)

Letzte Überarbeitung: 16. August 2021