Mus­ter­schrei­ben: Ein­la­dung zum BEM

Das be­trieb­li­che Ein­glie­de­rungs­ma­nage­ment (BEM) be­ginnt mit ei­nem Ein­la­dungs­schrei­ben, in dem der Ar­beit­ge­ber ei­nem von län­ge­ren Krank­heits­zei­ten be­trof­fe­nen Be­schäf­tig­ten ein BEM vor­schlägt. Die Ver­pflich­tung zum BEM und da­mit zur BEM-Ein­la­dung folgt aus § 167 Abs.2 Neun­tes Buch So­zi­al­ge­setz­buch (SGB IX).

Die recht­li­che Be­deu­tung des BEM-Ein­la­dungs­schrei­bens ist er­heb­lich. Denn vie­le Ar­beit­neh­mer sind an ei­nem BEM nicht in­ter­es­siert oder äu­ßern sich zu ei­nem BEM-Ein­la­dungs­schrei­ben nicht. Dann geht die Pflicht des Ar­beit­ge­bers zum BEM nicht über die Über­sen­dung ei­nes ord­nungs­ge­mä­ßen Schrei­bens hin­aus.

Soll­te der Ar­beit­neh­mer nicht in­ner­halb der ge­setz­ten Re­ak­ti­ons­frist von z.B. drei Wo­chen re­agie­ren, soll­te im­mer ein wei­te­res Ein­la­dungs­schrei­ben als Er­in­ne­rungs­schrei­ben ver­sandt wer­den.

Ent­schließt sich der Ar­beit­ge­ber nach ei­nem bzw. zwei er­folg­lo­sen BEM-Ein­la­dungs­schrei­ben zum Aus­spruch ei­ner krank­heits­be­ding­ten Kün­di­gung und er­hebt der Ar­beit­neh­mer Kün­di­gungs­schutz­kla­ge, schei­tert die Kün­di­gung vor Ge­richt oft auf­grund ei­nes Feh­lers im BEM-Ein­la­dungs­schrei­ben, d.h. dar­an, dass der Ar­beit­ge­ber die schrift­li­che BEM-Ein­la­dung nicht kor­rekt ab­ge­fasst hat.

Der kor­rek­te In­halt ei­nes BEM-Ein­la­dungs­schrei­bens ist da­her heu­te ähn­lich groß wie der In­halt ei­ner An­hö­rung des Be­triebs­rats zu ei­ner ge­plan­ten Kün­di­gung ge­mäß § 102 Abs.1 Be­triebs­ver­fas­sungs­ge­setz (Be­trVG).

Ei­ne BEM-Ein­la­dung soll­te im­mer in nach­weis­ba­rer Wei­se (per Bo­ten / Ein­schrei­ben) an den Ar­beit­neh­mer über­sandt oder im Be­trieb ge­gen Emp­fangs­be­kennt­nis über­ge­ben wer­den.

Dem BEM-Ein­la­dungs­schrei­ben ist ei­ne schrift­li­che Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung des Ar­beit­neh­mers zur Ver­ar­bei­tung sei­ner Ge­sund­heits­da­ten bei­zu­fü­gen und ein Ant­wort­schrei­ben, mit dem der Ar­beit­neh­mer sei­ne Be­reit­schaft zum BEM er­klärt. Mus­ter­tex­te für die­se bei­den Schrei­ben fin­den Sie un­ter Mus­ter­schrei­ben: Ein­wil­li­gung zur Ver­ar­bei­tung von Ge­sund­heits­da­ten im Rah­men ei­nes BEM, und un­ter Mus­ter­schrei­ben: Er­klä­rung der Be­reit­schaft zum be­trieb­li­chen Ein­glie­de­rungs­ma­nage­ment (BEM).

"Durch Bo­ten
Herrn
Mo­ritz Mus­ter­mann
Mus­ter­mann­stra­ße 1,
11111 Mus­ter­stadt

Mus­ter­stadt, XX.XX.20XX

Ein­la­dung zum be­trieb­li­chen Ein­glie­de­rungs­ma­nage­ment (BEM)

Sehr ge­ehr­ter Herr Mus­ter­mann, sehr ge­ehr­te Frau Mus­ter­mann,

Sie wa­ren in den ver­gan­ge­nen zwölf Mo­na­ten, d.h. in der Zeit vom XX.XX.20XX bis zum XX.XX.20XX, ins­ge­samt län­ger als sechs Wo­chen krank­heits­be­dingt ar­beits­un­fä­hig.

Kon­kret wa­ren dies die fol­gen­den Zei­ten:
______
______
______

An­ge­sichts die­ser Fehl­zei­ten wür­den wir ger­ne mit Ih­nen ge­mein­sam klä­ren, wie die Ar­beits­un­fä­hig­keit mög­lichst über­wun­den wer­den und mit wel­chen Leis­tun­gen oder Hil­fen ei­ner er­neu­ten Ar­beits­un­fä­hig­keit vor­ge­beugt und Ihr Ar­beits­ver­hält­nis er­hal­ten wer­den kann. Die­ser Klä­rungs­pro­zess, das sog. be­trieb­li­che Ein­glie­de­rungs­ma­nage­ment (BEM), ist ge­setz­lich in § 167 Abs.2 Neun­tes Buch So­zi­al­ge­setz­buch (SGB IX) vor­ge­se­hen.

Ein BEM fin­det nur un­ter der Vor­aus­set­zung statt, dass Sie da­mit ein­ver­stan­den sind.

Bei dem BEM han­delt es sich um ei­nen er­geb­nis­of­fe­nen ge­mein­sa­men Such­pro­zess, der nicht in al­len Ein­zel­hei­ten ge­setz­lich ge­re­gelt ist. Da­her sind auch Sie als be­trof­fe­ne Per­son auf­ge­for­dert, Vor­schlä­ge zu ma­chen, z.B. da­zu, wie ggf. be­ste­hen­de Be­las­tun­gen bei der Ar­beit ver­rin­gert wer­den könn­ten.

Das BEM dient da­zu, die Grund­la­gen Ih­rer wei­te­ren Be­schäf­ti­gung zu si­chern. Es soll Sie da­bei un­ter­stüt­zen, Ih­ren ge­sund­heit­li­chen Zu­stand ab­zu­si­chern oder zu ver­bes­sern, in­dem ge­mein­sam mit Ih­nen auf Sie ab­ge­stimm­te Maß­nah­men ge­fun­den wer­den, die Ih­nen hel­fen, Ih­re Ar­beit wei­ter­hin fort­zu­set­zen.

Falls Sie mit ei­nem BEM grund­sätz­lich ein­ver­stan­den sind, wür­den wir mit Ih­nen ger­ne am XX.XX.20XX ein ers­tes Vor­ge­spräch füh­ren, an dem von Sei­ten der Per­so­nal­ab­tei­lung vor­aus­sicht­lich Herr / Frau XY teil­neh­men wer­den.

Dar­über hin­aus sieht das Ge­setz vor, dass fol­gen­de Per­so­nen bzw. Stel­len an dem BEM be­tei­ligt wer­den:

1. Der Be­triebs­rat / Per­so­nal­rat
2. Die Schwer­be­hin­der­ten­ver­tre­tung, falls der be­trof­fe­ne Ar­beit­neh­mer ein schwer­be­hin­der­ter Mensch oder ein gleich­ge­stell­ter be­hin­der­ter Mensch ist
3. Der Werks- oder Be­triebs­arzt, so­weit er­for­der­lich
4. Die Re­ha­bi­li­ta­ti­ons­trä­ger, d.h. ins­be­son­de­re die ge­setz­li­che Kran­ken­kas­se, die ge­setz­li­che Un­fall­ver­si­che­rung, die ge­setz­li­che Ren­ten­ver­si­che­rung so­wie die Bun­des­agen­tur für Ar­beit, wenn Leis­tun­gen zur Teil­ha­be in Be­tracht kom­men und wenn der be­trof­fe­ne Ar­beit­neh­mer kein schwer­be­hin­der­ter Mensch oder ein gleich­ge­stell­ter be­hin­der­ter Mensch ist
5. Das In­te­gra­ti­ons­amt, wenn be­glei­ten­de Hil­fen im Ar­beits­le­ben in Be­tracht kom­men und wenn der be­trof­fe­ne Ar­beit­neh­mer ein schwer­be­hin­der­ter Mensch oder ein gleich­ge­stell­ter be­hin­der­ter Mensch ist

Da Sie nach den uns vor­lie­gen­den In­for­ma­tio­nen ein schwer­be­hin­der­ter Mensch / gleich­ge­stell­ter be­hin­der­ter Mensch sind, kom­men in Ih­rem Fall von den oben ge­nann­ten zu be­tei­li­gen­den Stel­len der Be­triebs­rat / Per­so­nal­rat, die Schwer­be­hin­der­ten­ver­tre­tung, der Werks- oder Be­triebs­arzt so­wie das In­te­gra­ti­ons­amt in Be­tracht.

AL­TER­NA­TIV: Da Sie nach den uns vor­lie­gen­den In­for­ma­tio­nen kein schwer­be­hin­der­ter Mensch und auch kein gleich­ge­stell­ter be­hin­der­ter Mensch sind, kom­men in Ih­rem Fall von den oben ge­nann­ten zu be­tei­li­gen­den Stel­len der Be­triebs­rat / Per­so­nal­rat, der Werks- oder Be­triebs­arzt so­wie die Re­ha­bi­li­ta­ti­ons­trä­ger in Be­tracht.

Die­se Stel­len wür­den wir zu dem BEM hin­zu­zie­hen, al­ler­dings nur, wenn Sie da­mit aus­drück­lich ein­ver­stan­den sind.

We­gen der Be­tei­li­gung des Be­triebs­rats / Per­so­nal­rats wei­sen wir al­ler­dings dar­auf hin, dass wir recht­lich ver­pflich­tet sind, dem Be­triebs­rat / Per­so­nal­rat die­ses In­for­ma­ti­ons­schrei­ben (nicht aber Ihr Ant­wort­schrei­ben) in Ko­pie zu­zu­lei­ten, und zwar auch oh­ne Ihr Ein­ver­ständ­nis. Hin­ter­grund des­sen ist die ge­setz­li­che Pflicht des Be­triebs­rats / Per­so­nal­rats, dar­über zu wa­chen, dass der Ar­beit­ge­ber die ihm nach dem Ge­setz ob­lie­gen­den Ver­pflich­tun­gen zum BEM er­füllt.

Da das BEM wie er­wähnt ein er­geb­nis­of­fe­ner ge­mein­sa­mer Such­pro­zess ist, kön­nen Sie auch Ih­rer­seits fach­kun­di­ge Per­so­nen oder Stel­len be­nen­nen, die an dem BEM teil­neh­men sol­len. In je­dem Fall ha­ben Sie das Recht, ei­ne Ver­trau­ens­per­son nach Ih­rer Wahl zum BEM hin­zu­zie­hen. Die­se Ver­trau­ens­per­son kann z.B. ein An­ge­hö­ri­ger, ein Freund oder ei­ne Freun­din, der Ehe- oder Le­bens­part­ner oder auch ein Rechts­an­walt bzw. ei­ne Rechts­an­wäl­tin sein.

Ein BEM ist vie­len Fäl­len nur er­folg­ver­spre­chend, wenn der be­trof­fe­ne Be­schäf­tig­te be­reit ist, In­for­ma­tio­nen zum Hin­ter­grund sei­ner Er­kran­kung(en) im Rah­men des BEM preis­zu­ge­ben bzw. dar­über zu spre­chen. Dies be­trifft ins­be­son­de­re ärzt­li­che Dia­gno­sen, Un­ter­la­gen und Stel­lung­nah­men, The­ra­pie­emp­feh­lun­gen und -be­rich­te und ei­ge­ne sub­jek­ti­ve Ein­schät­zun­gen des Ge­sund­heits- bzw. Krank­heits­zu­stan­des durch den be­trof­fe­nen Ar­beit­neh­mer. Da die­se In­for­ma­tio­nen so­wie die ge­sam­ten, da­mit im Zu­sam­men­hang ste­hen­den BEM-Ge­sprä­che sen­si­ti­ve Ge­sund­heits­da­ten be­tref­fen und da­her streng ver­trau­lich be­han­delt wer­den müs­sen, ha­ben Sie fol­gen­de Rech­te:

1. Sie kön­nen das BEM je­der­zeit oh­ne Be­grün­dung ab­bre­chen, d.h. ei­ne Zu­sa­ge zum BEM ver­pflich­tet Sie nicht, das BEM auch wei­ter­hin durch­zu­füh­ren.
2. Sie kön­nen auch dann, wenn Sie der Be­tei­li­gung der oben ge­nann­ten Stel­len bzw. Per­so­nen ganz oder teil­wei­se zu­ge­stimmt ha­ben, de­ren wei­te­re Mit­wir­kung je­der­zeit im Lau­fe des BEM für die Zu­kunft un­ter­sa­gen, so wie Sie auch um­ge­kehrt erst im Lau­fe des BEM ent­schei­den kön­nen, dass bis­lang nicht be­tei­lig­te Stel­len bzw. Per­so­nen teil­neh­men sol­len. Per­so­nen, die mit Ih­rer Zu­stim­mung am BEM teil­neh­men, sind zur Ver­schwie­gen­heit ver­pflich­tet, und sie müs­sen die­se Pflicht auch durch ei­ne aus­drück­li­che per­sön­li­che Er­klä­rung über ih­re Ver­schwie­gen­heits­pflicht be­stä­ti­gen.
3. Sie kön­nen im Rah­men ei­nes BEM, auch wenn Sie ihm grund­sätz­lich zu­stim­men, je­der­zeit frei dar­über ent­schei­den, ob Sie die oben ge­nann­ten me­di­zi­ni­schen bzw. ärzt­li­chen In­for­ma­tio­nen über Ih­ren Ge­sund­heits- bzw. Krank­heits­zu­stand preis­ge­ben möch­ten oder nicht (und falls ja, wel­che In­for­ma­tio­nen Sie preis­ge­ben wol­len).
4. In die­sem Zu­sam­men­hang ist der Schutz Ih­rer Da­ten auch da­durch ab­ge­si­chert, dass im Rah­men ei­nes BEM nur dann of­fen über Ih­re ge­sund­heit­li­chen Pro­ble­me ge­spro­chen wer­den kann, wenn Sie - un­ab­hän­gig von bzw. er­gän­zend zu Ih­rer Zu­stim­mung zum BEM - durch aus­drück­li­che schrift­li­che Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung Ih­re Zu­stim­mung da­zu ge­ben, dass Ih­re Ge­sund­heits­da­ten, die als be­son­ders schutz­be­dürf­ti­ge Da­ten im Sin­ne von Art.9 Abs.1 der Da­ten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DS-GVO) an­zu­se­hen sind, von uns im Rah­men des BEM ver­ar­bei­tet wer­den kön­nen. Hier­bei han­delt es sich ins­be­son­de­re um die Auf­stel­lung von Fehl­zei­ten, um ärzt­li­che und/oder psy­cho­lo­gi­sche Dia­gno­sen, um Be­fund-Un­ter­la­gen, um ärzt­li­che Stel­lung­nah­men und Emp­feh­lun­gen, um The­ra­pie­emp­feh­lun­gen und The­ra­pie­be­rich­te, um Ein­schät­zun­gen Ih­res Ge­sund­heits- bzw. Krank­heits­zu­stan­des durch Sie selbst oder durch BEM-Teil­neh­mer, um Ge­sprächs­pro­to­kol­le, um Be­rich­te über Ar­beits­ver­su­che und über Maß­nah­men der stu­fen­wei­sen Wie­der­ein­glie­de­rung, so­wie um Do­ku­men­ta­tio­nen über in­ner­be­trieb­li­che Maß­nah­men wie Ar­beits­zei­tän­de­run­gen, Auf­ga­ben­än­de­run­gen und/oder Ver­set­zun­gen. Wir si­chern Ih­nen hier­mit zu, dass wir die im Rah­men des BEM von Ih­nen of­fen­ge­leg­ten Da­ten (ins­be­son­de­re Ge­sund­heits­da­ten) nur auf der Grund­la­ge Ih­rer Ein­wil­li­gung, die Sie je­der­zeit mit Wir­kung für die Zu­kunft wi­der­ru­fen kön­nen (Art.7 Abs.3 DS-GVO), ver­ar­bei­ten wer­den, d.h. wir ver­zich­ten auf ei­ne ggf. be­ste­hen­de an­de­re da­ten­schutz­recht­li­che Recht­fer­ti­gung der Da­ten­ver­ar­bei­tung. Im Fal­le ei­nes Wi­der­rufs dür­fen wir da­her die von Ih­nen im Rah­men des BEM preis­ge­ge­be­nen Da­ten (ins­be­son­de­re Ge­sund­heits­da­ten) nicht mehr ver­ar­bei­ten. Die­se Da­ten und Un­ter­la­gen dür­fen, so­weit sie im Rah­men des BEM er­ho­ben wur­den, nur mit Ih­rer Zu­stim­mung an drit­te Stel­len (z.B. Be­hör­den) wei­ter­ge­ge­ben wer­den.

Dar­über hin­aus wer­den wir, wenn Sie mit ei­nem BEM ein­ver­stan­den sind und ei­ne da­ten­schutz­recht­li­che Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung ab­ge­ben, über die Ge­sprä­che im Rah­men des BEM ei­ne ge­son­der­te, d.h. von Ih­rer Per­so­nal­ak­te ge­trenn­te BEM-Ak­te füh­ren. In die BEM-Ak­te kön­nen, so­weit dies für ein ziel­füh­ren­des Ge­spräch über die Ab­si­che­rung oder Ver­bes­se­rung Ih­res ge­sund­heit­li­chen Zu­stan­des er­for­der­lich ist, ins­be­son­de­re fol­gen­de Un­ter­la­gen auf­ge­nom­men wer­den: Per­sön­li­che Stamm­da­ten, So­zi­al­da­ten so­wie die oben un­ter Punkt 4.) ge­nann­ten Ge­sund­heits­da­ten und Un­ter­la­gen.

Sie ha­ben das Recht, die­se Ak­te je­der­zeit ein­zu­se­hen. Im Üb­ri­gen kön­nen nur die­je­ni­gen Per­so­nen Ih­re BEM-Ak­te ein­se­hen, de­ren Be­tei­li­gung am BEM Sie zu­ge­stimmt ha­ben. Die BEM-Ak­te wer­den wir spä­tes­tens drei Jah­re nach Ab­schluss des BEM ver­nich­ten. Soll­ten Sie die da­ten­schutz­recht­li­che Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung wi­der­ru­fen oder aus dem Ar­beits­ver­hält­nis aus­schei­den, wer­den wir die BEM-Ak­te un­ver­züg­lich nach dem Wi­der­ruf bzw. Ih­rem Aus­schei­den ver­nich­ten.

Wir bit­ten dar­um, dass Sie uns das bei­lie­gen­de Rück­mel­de-For­mu­lar aus­ge­füllt und un­ter­schrie­ben zu­rück­sen­den, so­wie im Fal­le Ih­res Ein­ver­ständ­nis­ses zum BEM auch die bei­lie­gen­de Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung zur Ver­wen­dung ih­rer Ge­sund­heits­da­ten.

Bit­te rei­chen Sie uns die­se Un­ter­la­gen in­ner­halb der nächs­ten drei Wo­chen, d.h. bis zum XX.XX.20XX zu­rück.

Soll­ten wir bis da­hin kei­ne Rück­mel­dung von Ih­nen ha­ben, ge­hen wir da­von aus, dass Sie der­zeit an der Durch­füh­rung ei­nes BEM nicht in­ter­es­siert sind.

Die­ses In­for­ma­ti­ons­schrei­ben wer­den wir, un­ab­hän­gig da­von, ob Sie sich für oder ge­gen ein BEM ent­schei­den, zur Per­so­nal­ak­te neh­men. Fer­ner wer­den wir, un­ab­hän­gig da­von, ob Sie sich für oder ge­gen ein BEM ent­schei­den, Ihr Ant­wort­schrei­ben zur Per­so­nal­ak­te neh­men.

Mit freund­li­chen Grü­ßen

_____________________
(Un­ter­schrift Ar­beit­ge­ber)"

Weitere Auskünfte erteilen Ihnen gern:

	Dr. Martin Hensche Rechtsanwalt Fachanwalt für Arbeitsrecht Kontakt: 030 / 26 39 620 hensche@hensche.de
	Christoph Hildebrandt Rechtsanwalt Fachanwalt für Arbeitsrecht Kontakt: 030 / 26 39 620 hildebrandt@hensche.de
	Nina Wesemann Rechtsanwältin Fachanwältin für Arbeitsrecht Kontakt: 040 / 69 20 68 04 wesemann@hensche.de

Autorenprofil